Datenschutz und Aktenaufbewahrung: Entscheidung des kirchlichen Datenschutzgerichts

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Samstag, 27. September 2025

Ein kirchliches Datenschutzgericht hat entschieden:

Eine Organisation (in diesem Fall eine Erziehungsberatung unter Trägerschaft der Caritas) darf bestimmte Unterlagen nicht löschen, auch wenn sie das nach ihrer eigenen Aufbewahrungsordnung getan hat. Die Papier- oder Aktenvernichtung betraf eine so genannte „Umgangsakte" – also Protokolle und Dokumente aus begleiteten Treffen zwischen einem Elternteil und ihren Kindern.

Die Frage war: War die Löschung dieser Akte zulässig oder nicht?

Das Gericht sagt: Nein, sie war nicht zulässig.

Die Sachlage im Detail

Die Erziehungsberatung hatte nach Inobhutnahme der Kinder und gerichtlichem Beschluss eine Vereinbarung getroffen, damit der Umgang zwischen einem Elternteil und ihren Kindern begleitet stattfindet.
Sie dokumentierte alle Umgangstreffen, erstellte Protokolle und speicherte Daten in einer Akte.
Ab 2017 wurden diese Akten vernichtet, auf Grundlage einer internen Aufbewahrungsordnung, wonach bestimmte Unterlagen nach drei Jahren gelöscht werden dürfen.

Ein Mitglied der betroffenen Eltern wandte sich an das Datenschutzgericht, weil sie der Meinung war, dass diese Löschung gegen Datenschutzrecht verstößt.

Was hat das Gericht entschieden?

Zuständigkeit
Das Gericht stellte fest, dass das kirchliche Datenschutzrecht auf diesen Fall anwendbar ist. Auch wenn die Löschung vor dem Inkrafttreten einiger Datenschutzgesetze erfolgte, bleiben die Datenschutzpflichten bestehen.
Rechtswidrigkeit der Löschung
Die Vernichtung der Akte war rechtswidrig, weil
- die Daten für Aufgaben der Jugendhilfe wichtig sind,
- die Akte nicht rein beratende Zwecke erfüllte, sondern Unterstützung beim Umgang beinhaltete, und
- kein Gesetz oder Vorschrift diese Löschung erlaubte oder anordnete.
Berechtigtes Interesse der Betroffenen
Das Gericht betonte, dass die betroffene Mutter ein berechtigtes Interesse an der weiteren Aufbewahrung der Akte hatte. Nur durch die vollständige Dokumentation lässt sich nachvollziehen, was passiert ist – auch für künftige rechtliche oder familienrechtliche Situationen.
Aufbewahrungszeitraum
Ein genaues gesetzliches Ende der Aufbewahrungsfrist gibt es nicht immer. Das Gericht nennt als sinnvoll mögliche Orientierungspunkte wie die Volljährigkeit des Kindes oder Verjährungsfristen im Zivilrecht. In diesem Fall war die Vernichtung jedenfalls zu früh – die gesetzliche Verjährungsfrist war noch nicht abgelaufen.

Diese Entscheidung ist wichtig, weil sie zeigt:

Selbst interne Regeln (z. B. Aufbewahrungsordnungen) reichen nicht aus, wenn gesetzliche Vorschriften nicht beachtet werden.
Datenschutzrecht schützt nicht nur vor Veröffentlichung, sondern auch vor zu frühzeitiger Löschung, wenn dadurch Rechte der Betroffenen beeinträchtigt werden.
Dokumentationen in der Jugendhilfe sind oft relevant über den aktuellen Zeitpunkt hinaus – z. B. für Nachweise, mögliche Rechtsstreitigkeiten oder fürs Kindeswohl.

Was kann man daraus lernen?

Organisationen und Träger in der Jugendhilfe sollten prüfen, ob ihre Aufbewahrungsregeln mit geltendem Datenschutzrecht übereinstimmen.
Vor der Löschung von Akten sollten Verantwortliche prüfen, ob ein berechtigtes Interesse der Betroffenen besteht, das über reine Verwaltungsvereinfachung hinausgeht.
Kinder, Eltern und Betroffene sollten informiert sein, dass Akten und Protokolle wichtig sein können – auch später.

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Ihr Team von Datenschutz Prinz