Bei Neuerungen den Datenschutzbeauftragten einbinden
Wir erleben es durchaus, dass der Datenschutz im Allgemeinen negativ belegt ist. Oft kommt es vor, dass in Unternehmen bei Einführung einer Software nicht an die Einbindung des Datenschutzbeauftragten gedacht wird und wir eher durch Zufall von Neuerungen erfahren. Dann haben wir als Datenschützer erst einmal jede Menge Fragen: Welche Daten werden denn mit der neuen Software verarbeitet? Warum? Intern oder extern? Geht es um Cloud-Lösungen, steht sofort die Frage im Raum, wo denn die Daten gespeichert werden und unter welchen Rahmenbedingungen? Und das ist ja erst der Anfang …
Oft sind Anpassungen nötig
Sind alle Fragen beantwortet, muss meist einiges geändert werden, damit auch für die Datenschutzbeauftragten alles passt. Schlecht ist, wenn es schon vertragliche Bindungen gibt. Dann werden Anpassungen oft teuer und sind manchmal gar nicht umsetzbar. Auch die Integration in bestehende Abläufe und Systeme kann unter Umständen schon viele Ressourcen gekostet haben.
Besser: Datenschutzbeauftragte vor Neuerungen einbinden
Die Lösung des Problems ist einfacher als oft gedacht: Beziehen Sie Ihre Datenschutzbeauftragten frühzeitig in neue Projekte ein. Jedes Unternehmen kann Anstrengungen und Ärger vermeiden, die interne Zusammenarbeit verbessern und obendrein oft viel Geld sparen, wenn alle Fragen rechtzeitig geklärt und die Anforderungen des Datenschutzes bereits in der Planungsphase berücksichtigt werden.
Nacharbeit vermeiden
Auf diese Weise können auch teure Nacharbeiten vermieden werden. So kann vermeidbare Kosten, zusätzliche Arbeitsaufwände und unnötigen Stress sparen. Außerdem gibt die DSGVO in Artikel 38 Absatz 1 vor, dass die Datenschutzbeauftragten nicht nur ordnungsgemäß, sondern auch frühzeitig bei allen Fragen einzubinden sind, die mit dem Schutz von personenbezogenen Daten in Zusammenhang stehen. Dabei sind insbesondere die folgenden Fragen zu klären:
- Werden personenbezogene Daten verarbeitet und wenn ja, welche?
- Gibt es dafür eine Rechtsgrundlage?
- Werden Daten in ein Drittland weitergegeben?
- Können Dritte auf die Software zugreifen?
- Wird dem Datenschutz durch die Gestaltung der Technik und durch datenschutzfreundliche Voreinstellungen (privacy by design) Genüge getan?
- Sind tatsächlich alle Funktionen und Schnittstellen der Software notwendig?
- Ist die datenschutzkonforme Verarbeitung der personenbezogenen Daten sichergestellt?
- Wurden alle Informationspflichten und Auskunftsrechte sowie eventuelle Ansprüche auf Löschung oder Korrektur personenbezogener Daten berücksichtigt?
Handeln Sie frühzeitig!
Wenden Sie sich mit Fragen zur Einführung einer neuen Software gern an uns. Wir unterstützen Sie umfassend! Sie erreichen uns unter Telefon 09122 6937302 oder mit Ihrer Nachricht!
Ihr Team von Datenschutz Prinz