Datenschutz in der Praxis #1: Auskunftsanspruch nach der DSGVO Patientenanfrage: Auskunft und Kopie der Patientenakte

Datenschutz spielt im Praxisalltag von Ärztinnen, Ärzten, Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten eine zentrale Rolle. Die Umsetzung datenschutzrechtlicher Vorgaben ist nicht nur eine gesetzliche Pflicht, sondern auch eine Frage des Vertrauens zwischen Behandelnden und Patienten. Ein besonders wichtiger Aspekt ist das in der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verankerte Recht auf Auskunft über personenbezogene Daten.

Dieser Beitrag beleuchtet ausführlich, wie dieser Anspruch im Praxisalltag korrekt umgesetzt wird, welche rechtlichen Rahmenbedingungen dabei gelten und welche praktischen Tipps helfen können, diesen Anforderungen gerecht zu werden.

1. Was bedeutet der Auskunftsanspruch nach der DSGVO?

Artikel 15 der DSGVO gewährt betroffenen Personen ein umfassendes Recht auf Auskunft darüber, ob personenbezogene Daten verarbeitet werden und welche Daten genau betroffen sind. In einem medizinischen Kontext bedeutet dies, dass Patientinnen und Patienten das Recht haben, detaillierte Informationen über alle Daten, die in Zusammenhang mit ihrer Behandlung gespeichert wurden, zu erhalten.

Worauf erstreckt sich der Anspruch?

Der Auskunftsanspruch ist weit gefasst und umfasst insbesondere:

• Behandlungsdokumentation: Diagnosen, Befunde, Therapien, verordnete Medikamente und andere medizinische Informationen.
• Verarbeitungszwecke: Der Zweck, zu dem die Daten gespeichert oder verarbeitet wurden, muss offengelegt werden.
• Empfänger: Informationen darüber, an wen die Daten übermittelt wurden oder übermittelt werden könnten.
• Speicherdauer: Patienten haben ein Recht darauf zu erfahren, wie lange ihre Daten gespeichert werden oder nach welchen Kriterien diese Frist bestimmt wird.

2. Warum ist der Auskunftsanspruch so wichtig?

Der Anspruch auf Auskunft hat mehrere Funktionen:

1. Transparenz: Patientinnen und Patienten sollen wissen, welche Daten über sie gespeichert sind und wie diese genutzt werden.
2. Selbstbestimmung: Datenschutz stärkt das Recht der Patienten, die Kontrolle über ihre Daten zu behalten.
3. Rechtsdurchsetzung: Bei Verdacht auf unrechtmäßige Datenverarbeitung können Patienten mithilfe der Auskunft mögliche Verstöße nachweisen.

Besonders im medizinischen Bereich, wo es sich häufig um besonders schützenswerte Gesundheitsdaten handelt, ist der Schutz der Privatsphäre essenziell.

3. Praktische Umsetzung des Auskunftsanspruchs im Praxisalltag

Die korrekte Umsetzung des Auskunftsanspruchs erfordert von Praxisinhaberinnen und -inhabern sorgfältige Planung und datenschutzkonforme Prozesse. Nachfolgend finden Sie eine detaillierte Anleitung, wie Sie Anfragen Ihrer Patientinnen und Patienten rechtssicher bearbeiten können.

3.1 Anfrage bearbeiten

Patienten müssen ihre Anfrage nicht formell begründen oder mit einer spezifischen Bezeichnung wie „Auskunftsanspruch nach der DSGVO" einreichen. Jede Anfrage, die erkennen lässt, dass Informationen zu gespeicherten personenbezogenen Daten gewünscht sind, muss berücksichtigt werden.

Die Anfrage kann mündlich oder schriftlich erfolgen. Dennoch ist es sinnvoll, schriftliche Anfragen zu bevorzugen, um den Vorgang zu dokumentieren.

3.2 Form der Auskunftserteilung

Patientinnen und Patienten haben das Recht, die Form der Auskunftserteilung zu bestimmen:

• Papierform: Die Daten können ausgedruckt und per Post versandt oder persönlich übergeben werden.
• Elektronische Form: Daten können in einem elektronischen Format (z. B. PDF) bereitgestellt werden, sofern dies von den Patienten gewünscht wird. Bei der elektronischen Übermittlung ist auf eine sichere Übertragungsmethode (z. B. verschlüsselte E-Mails) zu achten.

3.3 Kostenregelung

• Erste Kopie kostenfrei: Die erste Kopie der Behandlungsdokumentation ist kostenfrei bereitzustellen.
• Zusätzliche Kopien: Für weitere Kopien können angemessene Kosten berechnet werden, basierend auf den tatsächlichen Verwaltungskosten.

Es ist wichtig zu beachten, dass die kostenlose Bereitstellung der ersten Kopie unabhängig davon gilt, ob die Auskunft mündlich oder schriftlich erteilt wird.

3.4 Bearbeitungszeitraum

Die DSGVO verpflichtet Behandelnde, die Anfrage innerhalb eines Monats zu beantworten. In Ausnahmefällen kann diese Frist um zwei Monate verlängert werden, etwa wenn die Anfrage besonders komplex ist. In einem solchen Fall müssen die Patienten jedoch innerhalb der ursprünglichen Monatsfrist über die Verzögerung informiert werden.

4. Einschränkungen und Besonderheiten

Der Auskunftsanspruch ist zwar weit gefasst, aber nicht unbegrenzt. Es gibt Situationen, in denen Daten teilweise oder vollständig zurückgehalten werden können:

4.1 Schutz der Rechte Dritter

Wenn die Patientenakte Informationen über Dritte enthält (z. B. Aussagen von Angehörigen oder anderen Behandelnden), müssen diese geschwärzt oder entfernt werden, bevor die Akte herausgegeben wird.

4.2 Einschränkungen aus gesetzlichen Gründen

Bestimmte gesetzliche Vorschriften können die Herausgabe von Informationen einschränken. Beispielsweise könnte eine Auskunft verweigert werden, wenn durch die Offenlegung eine Gefahr für die Gesundheit des Patienten oder anderer Personen entsteht.

5. Häufige Herausforderungen und wie Sie sie lösen können 

5.1 Keine dokumentierten Prozesse

Viele Praxen verfügen nicht über dokumentierte Verfahren für den Umgang mit Auskunftsanfragen. Dies kann zu Verzögerungen und Unsicherheiten führen. Lösung:

• Erstellen Sie einen standardisierten Prozess, der alle Schritte von der Anfrage bis zur Erteilung der Auskunft abdeckt.
• Schulen Sie Ihr Team regelmäßig, um die Abläufe zu verinnerlichen.

5.2 Überprüfung auf Vollständigkeit

Häufig werden nicht alle Systeme oder Datenquellen geprüft, wenn Auskunft erteilt wird. Lösung:

• Entwickeln Sie eine Übersicht aller Systeme, in denen Patientendaten gespeichert sind (z. B. elektronische Patientenakten, Backup-Systeme).
• Stellen Sie sicher, dass alle relevanten Datenquellen berücksichtigt werden.

5.3 Datenschutz bei der Übermittlung

Die unsichere Übermittlung von Daten, insbesondere per E-Mail, birgt Risiken. Lösung:

• Nutzen Sie verschlüsselte E-Mail-Dienste oder Plattformen für die sichere Datenübermittlung.
• Weisen Sie Ihre Patientinnen und Patienten auf die Risiken unverschlüsselter Kommunikation hin.

6. Vorteile der ordnungsgemäßen Umsetzung

Eine korrekte Umsetzung des Auskunftsanspruchs bietet zahlreiche Vorteile:

1. Vertrauen der Patienten: Patienten, die erleben, dass Datenschutz in Ihrer Praxis ernst genommen wird, fühlen sich besser aufgehoben.
2. Rechtssicherheit: Durch die Einhaltung der DSGVO-Vorgaben vermeiden Sie Bußgelder und rechtliche Auseinandersetzungen.
3. Effizienz: Klare Prozesse sparen Zeit und minimieren den Verwaltungsaufwand.

Nützliche Links:

• Mit Sicherheit gut behandelt: Auskunftsanspruch
• LPK Rheinland-Pfalz: Akteneinsichtsrecht
• Artikel 15 DSGVO

Der Auskunftsanspruch nach der DSGVO ist ein zentrales Recht, das Patienten Transparenz und Kontrolle über ihre personenbezogenen Daten ermöglicht. Für Behandelnde bedeutet dies einerseits zusätzlichen Aufwand, andererseits aber auch die Chance, durch klare Prozesse und transparente Kommunikation das Vertrauen der Patienten zu stärken.

Mit der richtigen Vorbereitung und Unterstützung, wie durch die Initiative „Mit Sicherheit gut behandelt", lässt sich der Auskunftsanspruch nicht nur gesetzeskonform, sondern auch effizient und patientenfreundlich umsetzen.