Der Frühling steht vor der Tür – eine ideale Gelegenheit, nicht nur die Wohnung, sondern auch die digitalen Datenbestände zu entrümpeln. Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (HmbBfDI) ruft Unternehmen, Behörden und Organisationen dazu auf, ihre gespeicherten personenbezogenen Daten zu überprüfen und veraltete Informationen zu löschen.
Warum ist ein digitaler Frühjahrsputz wichtig?Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verpflichtet Verantwortliche dazu, personenbezogene Daten nur so lange zu speichern, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Eine regelmäßige Überprüfung der Datenbestände hilft, die Einhaltung dieser Vorgabe sicherzustellen und das Risiko von Datenschutzverstößen zu minimieren.
Neue gesetzliche Aufbewahrungsfristen ab 2025Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz hat der Bundesgesetzgeber einige Aufbewahrungsfristen verkürzt. So müssen beispielsweise Belege zu Buchungen nun nur noch acht statt bisher zehn Jahre aufbewahrt werden. Diese Änderungen betreffen insbesondere die Abgabenordnung (AO) und das Handelsgesetzbuch (HGB). Es ist daher wichtig, die neuen Fristen in die internen Löschkonzepte zu integrieren.
Spezielle Aufbewahrungsfristen in bestimmten BranchenNeben den allgemeinen gesetzlichen Vorgaben gibt es branchenspezifische Aufbewahrungsfristen. Beispielsweise müssen Arztpraxen bestimmte Unterlagen zehn Jahre lang aufbewahren, während für strahlenschutzrelevante Dokumente eine Frist von 30 Jahren gilt. Arbeitgeber sind verpflichtet, Aufzeichnungen zur Arbeitszeit, zum Jugendschutz und zum Mutterschutz zwei Jahre lang zu speichern.
Umsetzung des LöschprozessesDer Löschprozess muss nicht exakt zum Jahreswechsel erfolgen. Je nach Komplexität der Systeme kann die Umsetzung einige Wochen oder Monate in Anspruch nehmen. Wichtig ist jedoch, dass der Prozess zeitnah eingeleitet wird und bis zum Frühlingsbeginn abgeschlossen ist. Unternehmen sollten sicherstellen, dass ihre Löschroutinen die neuen gesetzlichen Vorgaben berücksichtigen.
Empfehlungen für Unternehmen und Organisationen- Überprüfung der Datenbestände: Identifizieren Sie veraltete oder nicht mehr benötigte Daten.
- Anpassung der Löschkonzepte: Integrieren Sie die neuen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen in Ihre internen Richtlinien.
- Automatisierung des Löschprozesses: Nutzen Sie technische Lösungen, um den Löschprozess effizient und DSGVO-konform zu gestalten.
- Schulung der Mitarbeitenden: Sensibilisieren Sie Ihre Mitarbeitenden für die Bedeutung des Datenschutzes und die Einhaltung der Löschfristen.
Ein digitaler Frühjahrsputz ist nicht nur eine gute Gelegenheit, Ordnung in die Datenbestände zu bringen, sondern auch ein wichtiger Schritt zur Einhaltung der Datenschutzvorgaben. Durch die Anpassung an die neuen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen können Unternehmen und Organisationen ihre Datenschutzkonformität stärken und das Vertrauen ihrer Kunden und Partner sichern.
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Ihr Team von Datenschutz Prinz
Weitere Informationen und detaillierte Empfehlungen finden Sie auf der offiziellen Webseite des Hamburgischen Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit: Digitaler Frühjahrsputz: alte Daten löschen, neue Speicherfristen beachten