E-Mails und Faxe sind zentrale Kommunikationsmittel in Praxisalltag. Dabei geht es häufig um sensible Patientendaten. Gemäß Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) müssen Praxen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ergreifen, damit Daten geschützt übermittelt werden.

1. Risiken bei unverschlüsselter E-Mail

E-Mails sind ähnlich wie Postkarten: unterwegs können verschiedene Server und Dienste die Inhalte einsehen. Wer unverschlüsselt E-Mails mit Gesundheitsdaten verschickt, riskiert, dass sensible Informationen in falsche Hände geraten.

2. Verschlüsselung ist Pflicht

Praktisch gesehen reicht es, einfache Verschlüsselungssysteme zu nutzen:

• Standard-E-Mail-Server unterstützen heute Verschlüsselung.
• Für Anhänge reicht eine Passwort-Protected PDF oder ein 7-Zip-Archiv.
• Erst Passwort separat mitteilen, z. B. telefonisch oder persönlich.

Das gilt besonders bei Übertragung von Gesundheitsdaten.

3. Keine Verschlüsselung? Nur mit Einwilligung

Wenn Patientinnen und Patienten ausdrücklich unverschlüsselte E-Mails wünschen, muss die Praxis Folgendes sicherstellen:

• Sie wurden umfassend über Risiken aufgeklärt.
• Es wurden sichere Alternativen angeboten (z. B. verschlüsselte E‑Mail, Fax, persönliches Gespräch).
• Die Einwilligung ist freiwillig, dokumentiert und nachweisbar.

Ohne diese Punkte darf unverschlüsselte Kommunikation nicht stattfinden.

4. Fax bleibt relevant – aber mit Vorsicht

Fax hat Vorteile durch den direkten Übertragungsweg. Dennoch müssen allgemeine Datenschutzanforderungen eingehalten werden:

• Sicherstellen, dass Zugang zum Faxgerät beschränkt ist.
• Fehlleitungen vermeiden, z. B. durch falsche Rufnummern.
• Empfangene Faxdaten direkt ausdrucken und digital löschen.

Auch beim Fax gilt: Zugang zu sensiblen Daten nur für befugtes Personal.

5. Aufgaben und Pflichten der Praxisinhaber

Praxisinhaber*innen sind datenschutzrechtlich verantwortlich. Das bedeutet:

• Sie müssen technische Maßnahmen für sichere Kommunikation umsetzen.
• Die Maßnahmen sind gemäß aktuellem Stand der Technik auszuwählen (z. B. BSI-Empfehlungen).
• Jeder Kommunikationsweg (E-Mail, Fax) muss dokumentiert sein.
• Mitarbeiter*innen sind entsprechend zu schulen.

6. Umsetzung praktisch gestalten

Schritt-für-Schritt-Plan:

1. Status prüfen
   Analysiere, welche Kommunikationswege in deiner Praxis genutzt werden.
2. Technische Lösungen einführen
   Richte Verschlüsselung per TLS, S/MIME oder Passwort für Anhänge ein.
3. Mitarbeitende schulen
   Zeige, wie E-Mails sicher verfasst, verschlüsselt und versendet werden.
4. Dokumentation sicherstellen
   Halte Einwilligungen und Schulungen schriftlich fest.
5. Faxabläufe absichern
   Zugang einschränken und empfangene Daten zügig bearbeiten.
6. Regelmäßig prüfen
   Systeme und Verfahren in festgelegten Abständen evaluieren.

7. Warum sich der Aufwand lohnt

• Datenschutz sicherstellen: Vermeidet Bußgelder und Beschwerden.
• Patientenvertrauen stärken: Transparenz schafft Sicherheit.
• Prozesse optimieren: Klare Standards reduzieren Fehler und Aufwand.

Checkliste für deine Praxis

Punkt	Maßnahme
Kommunikationswege analysieren	E-Mail, Fax identifizieren
Technik implementieren	TLS / S/MIME / PDF-Passwort
Schulung durchführen	Verfahren dokumentieren
Einwilligungen einholen	Für unverschlüsselte Kommunikation
Faxzugang sichern	Bedienung nur durch berechtigte Personen
Dokumentation aktualisieren	Schulungen und Einwilligungen festhalten
Abläufe regelmäßig kontrollieren	Zustand prüfen und anpassen