Wie informiere ich Betroffene über eine Datenpanne?

Eine Datenpanne passiert, wenn persönliche Daten verloren gehen oder in falsche Hände geraten. Beispiele für Datenpannen sind:

• Eine E-Mail mit Kundendaten wird an die falsche Person gesendet.
• Hacker greifen auf Ihr Computersystem zu.
• Passwörter oder Ausweisdaten werden gestohlen.

Datenpannen können schlimme Folgen haben, z. B.:

• Betrug durch Phishing
• Identitätsdiebstahl
• Schäden für das Unternehmen, wie ein schlechter Ruf

Wenn so etwas passiert, müssen Unternehmen die Datenschutzbehörde informieren und oft auch die betroffenen Personen.

Warum müssen Betroffene informiert werden?

Betroffene müssen informiert werden, damit sie sich schützen können. Wenn sie wissen, dass ihre Daten in Gefahr sind, können sie Maßnahmen ergreifen, wie:

• Passwörter ändern
• Sich vor Phishing-E-Mails in Acht nehmen
• Einen neuen Ausweis beantragen

Wenn Unternehmen die Betroffenen nicht informieren, kann das schlimme Folgen haben – für die Menschen und für das Unternehmen. Außerdem schreibt das Gesetz vor, dass Betroffene informiert werden müssen.

So schreiben Sie eine gute Nachricht bei einer Datenpanne

Eine Warnmeldung bei einer Datenpanne muss klar und einfach sein. Verwenden Sie keine schwierigen Wörter, und erklären Sie alles, was wichtig ist.

Hier sind 8 Tipps, um eine gute Nachricht zu schreiben:

WICHTIG: Informieren Sie IMMER vorab Ihren Datenschutzbeauftragten.

1. Informieren Sie schnell

Senden Sie die Nachricht so schnell wie möglich. Je schneller die Betroffenen Bescheid wissen, desto besser können sie sich schützen.
Haben Sie noch nicht alle Informationen? Senden Sie eine erste Nachricht mit den wichtigsten Fakten und später eine zweite mit mehr Details.

2. Schreiben Sie einfach und klar

Verwenden Sie kurze Sätze und einfache Wörter. Schreiben Sie zum Beispiel:

• "Ihr Name und Ihre E-Mail-Adresse wurden gestohlen."
  Vermeiden Sie Fachwörter wie "Ransomware". Erklären Sie stattdessen:
• "Kriminelle haben Ihr Konto gehackt."

3. Beschreiben Sie, was passiert ist

Erklären Sie den Vorfall genau:

• Was ist passiert?
• Wann ist es passiert?
• Welche Daten sind betroffen?

Beispiel:
„Am 15. Juni gab es einen Angriff auf unser Computersystem. Kriminelle haben persönliche Daten gestohlen. Dazu gehören Name, Adresse und Telefonnummer."

4. Geben Sie an, welche Daten betroffen sind

Schreiben Sie genau, welche Daten geleakt wurden. Zum Beispiel:

• Name
• Adresse
• Telefonnummer
• Passwort

Wenn noch nicht klar ist, welche Daten betroffen sind, schreiben Sie das. Sagen Sie, wann Sie mehr Informationen geben können.

5. Erklären Sie die möglichen Folgen

Betroffene müssen wissen, welche Risiken bestehen. Zum Beispiel:

• Kriminelle könnten sie per Phishing-E-Mail angreifen.
• Ihr Konto könnte gehackt werden.

Erklären Sie genau, wie Kriminelle die Daten nutzen könnten und worauf die Betroffenen achten müssen.

6. Geben Sie klare Ratschläge

Sagen Sie den Betroffenen, was sie tun sollen. Beispiele:

• „Ändern Sie Ihr Passwort sofort."
• „Öffnen Sie keine Links in unbekannten E-Mails."
• „Melden Sie verdächtige Anrufe der Polizei."

7. Beschreiben Sie, was Sie tun

Erklären Sie, welche Maßnahmen Ihr Unternehmen ergreift. Zum Beispiel:

• „Wir haben den Angriff gestoppt."
• „Unsere Sicherheitssysteme wurden verbessert."
• „Wir haben die Datenschutzbehörde informiert."

8. Bieten Sie Unterstützung an

Geben Sie den Betroffenen eine Kontaktmöglichkeit, wenn sie Fragen haben. Zum Beispiel:

• Telefonnummer
• E-Mail-Adresse
• Live-Chat

Beispiel für eine Warnmeldung

Betreff: Wichtig: Ihre persönlichen Daten sind betroffen

Liebe Kundin, lieber Kunde,

bei unserem Unternehmen gab es einen Datenvorfall. Am 15. Juni wurden persönliche Daten durch einen Hackerangriff gestohlen. Betroffen sind folgende Daten:

• Ihr Name
• Ihre E-Mail-Adresse
• Ihre Telefonnummer

Was bedeutet das für Sie?
Kriminelle könnten versuchen, Sie per Phishing zu kontaktieren. Das heißt, Sie könnten gefälschte E-Mails erhalten, die wie echte Nachrichten von uns aussehen. Klicken Sie auf keinen Link in verdächtigen E-Mails.

Was sollten Sie tun?

• Ändern Sie Ihr Passwort auf unserer Website und auf anderen Seiten, wo Sie dasselbe Passwort nutzen.
• Prüfen Sie E-Mails genau, bevor Sie etwas anklicken.

Welche Maßnahmen haben wir ergriffen?

• Wir haben unsere Sicherheit verbessert.
• Die Datenschutzbehörde wurde informiert.

Haben Sie Fragen?
Kontaktieren Sie uns per E-Mail: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein. oder Telefon: 01234-567890.

Mit freundlichen Grüßen,
Ihr Team von [Unternehmensname]

Eine Datenpanne ist immer ernst. Wenn sie passiert, müssen Unternehmen schnell handeln und die Betroffenen informieren. Eine klare Warnmeldung hilft, Schaden zu vermeiden und Vertrauen aufzubauen.

Wenn Sie diese Tipps befolgen, können Sie im Ernstfall richtig reagieren. Denken Sie daran: Datenschutz ist Verantwortung!

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Ihr Team von Datenschutz Prinz