Ein Beschäftigter, der über 24 Jahre in einem Unternehmen gearbeitet hatte, forderte eine vollständige Datenkopie vom Arbeitgeber. Sein Ziel war, nachzuweisen, dass er über die Jahre rund 4.000 Überstunden angesammelt habe. Der Arbeitgeber reagierte und übergab viele Daten. Doch der Mitarbeiter war damit nicht zufrieden: Er meinte, viele E-Mails und andere Unterlagen fehlten, die er zur Überstundenbegründung brauchte – und verlangte dann Schadensersatz. Das zuständige Arbeitsgericht lehnte seinen Anspruch jedoch ab.
Die Begründung: Bei einer solch umfangreichen Datenmenge, wie sie nach Jahrzehnten Beschäftigung anfällt, müsse vom Betroffenen verlangt werden, dass er konkret benenne, welche Daten oder Informationen er genau wissen wolle. Eine unbegrenzte und unpräzisierte Forderung nach „allen Daten" sei unzumutbar und überschreite den Rahmen des Auskunftsanspruchs.
Warum ist diese Auskunft so kompliziert?Wenn jemand nach Artikel 15 DSGVO Auskunft verlangt, möchte er wissen, welche personenbezogenen Daten über ihn gespeichert sind, wofür sie genutzt werden und an wen sie weitergegeben wurden. Damit dieser Anspruch praktikabel bleibt, muss immer geprüft werden, welcher Aufwand für das Unternehmen oder die Behörde noch zumutbar ist.
Im genannten Fall war die Situation besonders aufwendig: Der Beschäftigte arbeitete fast ein Vierteljahrhundert im Betrieb. Dadurch gab es Unmengen an Daten – E-Mails, interne Dokumente, Schriftverkehr und Personalunterlagen. Eine lückenlose Herausgabe sämtlicher Informationen wäre organisatorisch kaum zu leisten gewesen. Außerdem fehlte eine klare Eingrenzung, welche Daten für den gewünschten Zweck – den Nachweis der Überstunden – wirklich relevant waren.
Was bedeutet „zumutbarer Aufwand" konkret?Für Verantwortliche bedeutet das, dass sie prüfen dürfen, ob eine vollständige Herausgabe aller gespeicherten Informationen im Verhältnis zum Aufwand steht. Der Betroffene hat dabei die Pflicht, sein Auskunftsbegehren so weit wie möglich zu konkretisieren.
Wichtige Punkte sind:
- Eine zeitliche Eingrenzung – etwa auf bestimmte Jahre oder Vorgänge – kann den Aufwand erheblich reduzieren.
- Der Zweck der Auskunft spielt eine Rolle: Wenn sie nur einem bestimmten Anliegen dient, etwa der Klärung einer arbeitsrechtlichen Frage, reicht es aus, die dafür relevanten Daten bereitzustellen.
- Eine pauschale Forderung nach sämtlichen Daten aus vielen Jahren kann als unverhältnismäßig gelten, wenn kein klarer Bezug hergestellt wird.
- Der Verantwortliche sollte nachvollziehbar darlegen können, warum eine vollständige Herausgabe nicht erforderlich oder nicht zumutbar ist.
- Auskunftsverfahren klar strukturieren
Unternehmen sollten interne Abläufe definieren, wie Auskunftsersuchen bearbeitet werden. So lassen sich Suchprozesse und Datenkategorien besser organisieren. - Fragen zur Eingrenzung stellen
Wenn ein Auskunftsersuchen sehr allgemein gehalten ist, sollte der Verantwortliche nachfragen, welche Datenarten oder Zeiträume gemeint sind. - Dokumentation des Aufwands
Alle Schritte der Bearbeitung sollten protokolliert werden, um später belegen zu können, warum eine Einschränkung vorgenommen wurde. - Datensparsamkeit beachten
Auch bei der Herausgabe von Daten gilt: Nur so viele Informationen weitergeben, wie tatsächlich notwendig sind.
Der Auskunftsanspruch nach Artikel 15 DSGVO ist ein zentrales Recht für betroffene Personen. Er sorgt für Transparenz und stärkt das Vertrauen in die Datenverarbeitung. Gleichzeitig darf dieses Recht nicht zu einer unzumutbaren Belastung für Unternehmen oder Behörden werden.
Die Praxis zeigt: Nur wenn beide Seiten verantwortungsvoll handeln – also Betroffene ihr Anliegen konkretisieren und Verantwortliche transparent reagieren –, bleibt der Datenschutz handhabbar und fair für alle Beteiligten.
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