Wenn Menschen den Job wechseln, stellt sich eine wichtige Frage: Darf man Kontaktdaten von Kundinnen, Kunden oder Geschäftspartnern mitnehmen und weiter nutzen? Oft stammen diese Daten aus dem alten Unternehmen. Deshalb ist es wichtig zu wissen, welche Regeln gelten und wie der Datenschutz dabei eingehalten wird.
Warum ist das Mitnehmen von Kontaktdaten ein Thema?Kontaktdaten enthalten oft personenbezogene Informationen wie:
- Namen
- E-Mail-Adressen
- Telefonnummern
- Adressen
Diese Daten gehören rechtlich gesehen den Personen, um die es geht – nicht unbedingt dem Unternehmen. Beim Jobwechsel entsteht dann ein Konflikt zwischen dem Interesse der ehemaligen Mitarbeitenden und dem Datenschutz sowie den Rechten des alten Arbeitgebers.
Grundsatz: Kontaktdaten gehören den PersonenPersonenbezogene Kontaktdaten dürfen nur verarbeitet werden, wenn eine rechtliche Grundlage vorliegt. Nur weil jemand diese Daten als Mitarbeitender eingesehen hat, heißt das nicht automatisch, dass er sie später selbst verwenden darf.
Die wichtigsten Regeln dabei sind:
- Die betroffene Person muss eingewilligt haben oder eine andere rechtliche Grundlage muss bestehen.
- Die Daten dürfen nur für den Zweck genutzt werden, für den sie erhoben wurden.
- Beim Wechsel des Arbeitgebers ändert sich nicht automatisch die rechtliche Grundlage für eine andere Nutzung der Daten.
Das bedeutet: Wer Kontaktdaten mitnehmen möchte, muss sicherstellen, dass die Nutzung weiterhin erlaubt ist.
Was gilt bei Kundenkontakten?Viele Arbeitnehmende pflegen im Job Kontakte zu Kundinnen und Kunden. Sie bauen oft ein persönliches Netzwerk auf. Dennoch gilt:
Die Kontaktdaten der Kunden gehören in der Regel dem Unternehmen, bei dem die Person gearbeitet hat – nicht der einzelnen Mitarbeitenden.
Wenn Mitarbeitende diese Daten privat abspeichern und mitnehmen, kann das rechtlich problematisch sein. Denn:
- Die Kundendaten wurden unter der Verantwortung des Arbeitgebers erhoben.
- Sie wurden für bestimmte Zwecke gesammelt.
- Eine spätere Nutzung muss weiterhin rechtlich abgesichert sein.
Es gibt Fälle, in denen Mitarbeitende Kontaktdaten mitnehmen dürfen, zum Beispiel:
1. Die betroffene Person hat ausdrücklich zugestimmtWenn die Kundin oder der Kunde ausdrücklich sagt:
„Ja, du darfst meine Kontaktdaten auch beruflich in deinem neuen Job nutzen", dann ist das erlaubt.
Wichtig ist: Diese Einwilligung muss freiwillig, eindeutig und informiert sein.
Wenn Kontaktdaten öffentlich zugänglich sind, etwa auf einer Unternehmenswebseite oder in einem Branchenverzeichnis, können sie auch unabhängig genutzt werden. Allerdings sollten dabei nur Daten genutzt werden, die wirklich öffentlich sind.
3. Die Nutzung ergibt sich aus einem VertragWenn ein Vertrag oder eine rechtliche Regelung vorsieht, dass Kontakte übernommen werden dürfen, ist das zulässig. Das muss aber klar und vertraglich festgelegt sein.
Was ist nicht erlaubt?Nicht erlaubt ist:
- einfach so eine Liste mit Kontakten mitzunehmen
- personenbezogene Daten weiterzuverwenden ohne Erlaubnis
- Daten aus Kundenbeziehungen ohne Rechtsgrundlage für neue Zwecke zu nutzen
Denn das würde den Datenschutz verletzen. Die betroffenen Personen hätten dann keinen Schutz mehr über ihre eigenen Daten.
Wie können Unternehmen und Mitarbeitende Konflikte vermeiden?Sowohl Unternehmen als auch Mitarbeitende sollten klare Regeln vereinbaren. Das kann helfen:
Regel 1: Datenschutzrichtlinie im UnternehmenUnternehmen sollten klare interne Richtlinien haben, wie Kontaktdaten genutzt und gespeichert werden dürfen. Dazu gehört:
- wer Daten exportieren darf
- wie und wofür Daten genutzt werden dürfen
- welche Systeme geschützt sind
Arbeitsverträge können Regelungen enthalten zu:
- Eigentum an Daten
- Nutzung von Kontakten nach Jobende
- Verpflichtung zur Löschung personenbezogener Daten
Wenn Kundinnen oder Kunden zustimmen, dass ihre Daten auch beim Jobwechsel weiter genutzt werden dürfen, sollte diese Einwilligung schriftlich oder elektronisch dokumentiert werden.
Kontaktdaten beim Jobwechsel mitzunehmen ist kein Selbstverständnis. Datenschutzrechtlich gilt:
Die Daten gehören den betroffenen Personen, und ihre Nutzung benötigt eine klare rechtliche Grundlage.
Mitarbeitende dürfen Kontaktdaten nur dann mitnehmen und weiter nutzen, wenn:
- die betroffene Person eingewilligt hat,
- die Daten öffentlich sind,
- oder eine rechtliche Grundlage dies erlaubt.
Klare Absprachen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmenden sorgen für Rechtssicherheit und verhindern Datenschutzverletzungen.
Datenschutz schützt Menschen – auch beim Wechsel des Jobs.
Sie haben Fragen zu diesem Artikel? Rufen Sie uns gern unter 09122 6937302 an und vereinbaren Sie einen Gesprächstermin. Oder senden Sie uns einfach eine Nachricht. Wir freuen uns, Sie kennenzulernen!
Ihr Team von Datenschutz Prinz