Optimierungspotenzial umsetzen

 Datenschutz unterliegt sich ständig ändernden Rahmenbedingungen

Der Datenschutz ist ein nie endendes Unterfangen, weil er ständigen Veränderungen in seiner Umgebung folgen muss. Unternehmerische Prozesse sind einem steten Wandel ausgesetzt, aufgrund derer die getroffenen Entscheidungen und Maßnahmen immer wieder daraufhin geprüft werden müssen, ob sie den datenschutzrechtlichen Vorgaben nach wie vor entsprechen. Analog zum Qualitätsmanagement setzt man daher auch im Bereich des Datenschutzes idealerweise auf fortwährende Anpassungs- und Verbesserungsprozesse.

Aufgaben definieren und dokumentieren

Um zu definieren, welche Aufgaben wie, wo und von welcher Stelle umzusetzen sind, muss erst einmal festgelegt beziehungsweise analysiert werden, wo überhaupt welche personenbezogenen Daten verarbeitet werden oder verarbeitet werden sollen. Diese Verarbeitungen sind im VVT, dem "Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten" zu dokumentieren.

TOM – technische und organisatorische Maßnahmen

Die personenbezogenen Daten sind mit hinreichenden technischen und organisatorischen Maßnahmen, kurz TOM, zu schützen. Zu diesen Maßnahmen können auch Datenschutzfolgenabschätzungen und Risikoanalysen zählen. Zudem ist es fast immer unverzichtbar, sich mit den Themen Auftragsverarbeitung und Betroffenenrechte auseinanderzusetzen.

Laufender Optimierungsprozess

Es ist nicht ausreichend, Datenschutz im Unternehmen – oder in anderen Organisationen – einzuführen. Gerade die Verarbeitung personenbezogener Daten verändert sich häufig und muss in der Folge immer wieder auf adäquate Datenschutzmaßnahmen hin überprüft werden. Oft werden im Bereich der Datenverarbeitung neue Prozesse implementiert oder bestehende weiterentwickelt, die entsprechend der DSGVO und weiterer Vorschriften zu beurteilen und nötigenfalls anzupassen sind. Idealerweise etabliert man einen regelmäßigen Workflow, um die Einführung, Umsetzung, Prüfung und stete Optimierung zu gewährleisten. Das gilt übrigens nicht nur für den digitalen Bereich der Datenverarbeitung, sondern auch für den analogen Bereich.

Unterstützung holen

Unternehmen können sich in allen Phasen des Datenschutzes – auch bei der regelmäßigen Kontrolle der ergriffenen Maßnahmen – von einem externen Datenschützer unterstützen lassen. Wenn Sie sich über diese Möglichkeit informieren möchten, erreichen Sie uns unter Telefon 09122 6937302 oder indem Sie uns eine Nachricht senden. Wir freuen uns auf das Gespräch mit Ihnen!

Ihr Team von Datenschutz Prinz