Datenschutzfehler beim BEM-Verfahren: Arbeitgeber haften auch für Fehler externer Dienstleister

Mittwoch, 10. Dezember 2025

Das betriebliche Eingliederungsmanagement (BEM) soll Beschäftigte nach längerer Krankheit beim Wiedereinstieg in den Arbeitsalltag unterstützen. Doch neben arbeitsrechtlichen Vorgaben spielt auch der Umgang mit besonders sensiblen Gesundheitsdaten eine zentrale Rolle. Ein aktuelles Urteil zeigt: Fehler bei der datenschutzkonformen Durchführung des BEM – insbesondere durch externe Dienstleister – können dazu führen, dass eine Kündigung unwirksam wird.

Worauf das Gericht besonders geachtet hat

Ein Arbeitgeber hatte das BEM an einen externen Dienstleister ausgelagert. Dabei traten drei gravierende Fehler auf:

Es fehlten klare Informationen über Ziel, Umfang und Zweck der Datenverarbeitung.
Das Informationsgespräch und das eigentliche BEM-Gespräch wurden vermischt, sodass die betroffene Person nicht wusste, wann welche Daten erhoben werden.
Der Arbeitgeber berief sich darauf, dass die Fehler beim Dienstleister entstanden seien – das Gericht entschied jedoch: Die Verantwortung bleibt beim Arbeitgeber.

Die Folge: Die durchgeführte Kündigung wurde für unwirksam erklärt, weil das BEM nicht ordnungsgemäß eingeleitet wurde.

Warum Datenschutz im BEM so kritisch ist

Beim BEM werden regelmäßig Gesundheitsdaten verarbeitet. Diese zählen nach der Datenschutz-Grundverordnung zur Gruppe der besonders schützenswerten Daten. Deshalb gelten hohe Anforderungen:

Verarbeitung nur mit klarer Rechtsgrundlage oder ausdrücklicher Einwilligung
Transparente Information der betroffenen Person vor Beginn
Freiwilligkeit und Möglichkeit zum Widerruf
Dokumentation, wann welche Informationen erteilt wurden

Fehlen diese Voraussetzungen, kann das gesamte BEM-Verfahren als fehlerhaft gelten – mit arbeitsrechtlichen Folgen.

Was Arbeitgeber jetzt beachten sollten

1. Verantwortung bleibt beim Arbeitgeber – auch bei externem BEM

Die Auslagerung an einen Dienstleister befreit nicht von der Pflicht, Datenschutzregeln einzuhalten. Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass der Dienstleister rechtlich korrekt arbeitet – und dies dokumentiert ist.

2. Einladung und Datenschutzhinweise richtig gestalten

Einladungsschreiben zum BEM müssen mindestens folgende Angaben enthalten:

Zweck des Verfahrens
Freiwilligkeit der Teilnahme
Welche Daten verarbeitet werden
Wer Zugriff auf diese Daten erhält
Wie lange die Daten gespeichert werden

3. Dienstleister sorgfältig auswählen und kontrollieren

Klare Vereinbarung über Rollen und Verantwortlichkeiten
Schulung bzw. Nachweis der Datenschutzkompetenz
Regelmäßige Kontrolle der Abläufe

Handlungsempfehlungen für die Praxis

Überarbeiten Sie bestehende BEM-Einladungsschreiben und Datenschutzhinweise.
Trennen Sie Informationsgespräch und Hauptgespräch eindeutig.
Protokollieren Sie jede Phase des Verfahrens schriftlich.
Sorgen Sie für klare Regelungen in Verträgen mit Dienstleistern.
Ziehen Sie im Zweifel betriebliche Datenschutzbeauftragte oder juristische Beratung hinzu.

Datenschutz im BEM ist mehr als eine Formalität. Fehler – auch wenn sie durch externe Dienstleister verursacht werden – fallen auf den Arbeitgeber zurück. Wer das BEM rechtssicher durchführen möchte, muss Transparenz, Einwilligung und klare Zuständigkeiten gewährleisten. Nur so kann das Verfahren seine arbeitsrechtliche Schutzwirkung entfalten.

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Ihr Team von Datenschutz Prinz