Datenschutzkonforme Nutzung von Messenger-Diensten durch Elternbeiräte: Was Sie wissen müssen

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Montag, 03. Februar 2025

Die Nutzung von Messenger-Diensten ist in unserem Alltag kaum wegzudenken. Auch Elternbeiräte fragen sich häufig, ob sie diese Dienste im Rahmen ihrer ehrenamtlichen Tätigkeit einsetzen dürfen. Die Antwort auf diese Frage ist komplex, da Elternbeiräte im Kontext von Schulen oft mit sensiblen personenbezogenen Daten von Schülerinnen, Schülern, Eltern und Lehrkräften umgehen.

In diesem Artikel erklären wir die datenschutzrechtlichen Anforderungen und geben praktische Tipps für die Wahl geeigneter Messenger-Dienste.

Elternbeiräte: Ihre Rolle und Verantwortung

Elternbeiräte sind keine privat organisierten Gruppen, sondern gesetzlich definierte Akteure im Schulsystem. Nach den §§ 106 ff. des Hessischen Schulgesetzes (HSchG) vertreten sie die Interessen der Eltern und üben Mitwirkungsrechte aus. In dieser Funktion ist eine datenschutzkonforme Kommunikation zwischen Eltern und Elternbeiräten unabdingbar.

Datenschutzrechtliche Anforderungen für Elternbeiräte

Sobald Elternbeiräte personenbezogene Daten verarbeiten, beispielsweise bei der Organisation eines Elternabends oder dem Weiterleiten von Informationen der Klassenleitung, gelten die Regeln der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO). Diese umfassen insbesondere:

Schutz vor unbefugtem Zugriff: Es müssen technische und organisatorische Maßnahmen getroffen werden (Art. 32 DS-GVO).
Zweckbindung: Daten dürfen nur für die Tätigkeit als Elternbeirat genutzt werden.
Löschpflicht: Nicht mehr benötigte Daten müssen unverzüglich gelöscht werden (Art. 17 Abs. 1 Buchst. a DS-GVO).

Messenger-Dienste: Datenschutzkonforme Auswahl

Nicht alle Messenger-Dienste erfüllen die Anforderungen der DS-GVO. Dienste, die Nutzerdaten analysieren, Kontakte aus dem Adressbuch auslesen oder personenbezogene Daten für Werbung verwenden, sind für die Arbeit von Elternbeiräten ungeeignet.

Kriterien für einen geeigneten Messenger-Dienst

Ende-zu-Ende-Verschlüsselung: Nachrichten dürfen nur verschlüsselt übertragen und gespeichert werden.
Kein Zugriff auf Kontakte: Der Dienst darf nicht automatisch auf das Adressbuch zugreifen.
Datenlöschung: Nutzende müssen die Möglichkeit haben, Daten vollständig und dauerhaft zu löschen.
Werbefreiheit: Nutzerdaten dürfen nicht für Werbezwecke verarbeitet oder an Dritte weitergegeben werden.
Anonymität: Die Kontoerstellung sollte ohne Mobilfunknummer möglich sein.
Sicherheitswarnungen: Änderungen an Endgeräten der Chat-Teilnehmenden müssen erkennbar sein, um Identitätsmissbrauch zu verhindern.

Freiwilligkeit und Alternativen

Die Nutzung eines Messenger-Dienstes darf ausschließlich auf freiwilliger Basis erfolgen. Eltern, die nicht einwilligen, dürfen keine Nachteile entstehen. Informationen, die über Messenger geteilt werden, müssen auch über alternative Kommunikationswege wie E-Mail bereitgestellt werden.

Empfehlung: E-Mail als Standardkommunikationsmittel

Nach § 15 der Schul-Datenschutzverordnung (SchDSV) ist E-Mail die empfohlene digitale Kommunikationsmethode zwischen Schulen und Eltern. Sie bietet eine datenschutzfreundliche Alternative, die den gesetzlichen Anforderungen entspricht.

Messenger-Dienste können Elternbeiräten die Kommunikation erleichtern, doch Datenschutz darf dabei nicht außer Acht gelassen werden. Mit der richtigen Auswahl und Anwendung eines datenschutzkonformen Dienstes können Elternbeiräte ihren Aufgaben effektiv und rechtssicher nachkommen.

Ihr nächster Schritt: Prüfen Sie Ihren aktuellen Kommunikationsweg und stellen Sie sicher, dass dieser den datenschutzrechtlichen Anforderungen entspricht. So schaffen Sie Transparenz und Sicherheit für alle Beteiligten.

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Ihr Team von Datenschutz Prinz

Quelle: Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit