Datenschutzkonformes Schwärzen: Tipps und Fallstricke

Datenschutz ist im digitalen Zeitalter eine essenzielle Anforderung – insbesondere bei der Weitergabe von Dokumenten und Dateien, die personenbezogene Daten enthalten. Ein zentraler Bestandteil des technischen Datenschutzes ist das Schwärzen, also das Entfernen oder Unkenntlichmachen von sensiblen Informationen. Schwärzen wird häufig angewandt, wenn Unternehmen oder Behörden Unterlagen mit schutzwürdigen Daten Dritter veröffentlichen. Doch wie die Praxis zeigt, unterlaufen Verantwortlichen hierbei oft Fehler, die schwerwiegende Folgen haben können.

Warum Datenschutzkonformes Schwärzen so wichtig ist

Datenschutz ist nicht nur eine rechtliche Pflicht, sondern schützt auch die Persönlichkeitsrechte der betroffenen Personen. Ein unzureichendes Schwärzen kann zu Datenpannen führen, die dem Verantwortlichen nach der DSGVO zur Last gelegt werden. Entstehen dabei Risiken für die Persönlichkeitsrechte der Betroffenen, ist eine Meldung bei der Datenschutzaufsichtsbehörde nach Art. 33 DSGVO erforderlich.

Damit es gar nicht erst zu Verstößen kommt, sollten Verantwortliche die häufigsten Fehler und Lösungswege für das Schwärzen kennen und sicher anwenden.

Häufige Fehler beim Schwärzen von digitalen Dokumenten

1. Unzureichendes Schwärzen in PDF- und Office-Dateien:

Viele Anwender glauben, dass durch das visuelle Überdecken von Texten – z. B. durch das Einfügen eines schwarzen Balkens – die Daten ausreichend geschützt sind. Doch in vielen Fällen bleibt der Text trotzdem auslesbar, da die Informationen weiterhin im Dokument enthalten sind. Ein einfaches Kopieren und Einfügen der „geschwärzten" Inhalte in einen Texteditor kann oft die Originaldaten offenlegen.

Lösung:

Um eine datenschutzkonforme Schwärzung sicherzustellen, sollten Betroffene darauf achten, dass die Daten nicht nur optisch, sondern auch technisch entfernt sind. Viele Softwareprogramme bieten spezielle Werkzeuge zur sicheren Datenentfernung. Dabei ist es ratsam, eine Sicherungskopie des Originals anzulegen und vorab die Bedienungshinweise zur Schwärzung gründlich zu lesen. Wenn keine geeignete Software verfügbar ist, kann das Dokument auch ausgedruckt, manuell geschwärzt und dann erneut eingescannt werden.

2. Übersehene Metadaten in Dokumenten:

Viele digitale Dateien enthalten Metadaten, die ebenfalls sensible Informationen preisgeben können, wie z. B. die Änderungshistorie, Informationen über den Urheber, GPS-Daten bei Fotos oder Zeitstempel. Werden diese Informationen nicht entfernt, können Dritte durch Metadaten Rückschlüsse auf vertrauliche Details ziehen.

Lösung:

Vor der Weitergabe sollten die Metadaten geprüft und gegebenenfalls gelöscht werden. Spezielle Software und Office-Programme bieten oft Funktionen, um Metadaten gezielt zu entfernen. Auch das Speichern als PDF anstelle des Originalformats kann eine sinnvolle Maßnahme sein, um Metadaten zu reduzieren. Ist eine editierbare Version erforderlich, empfiehlt es sich, den anonymisierten Text in ein neues Dokument zu übertragen.

Schwärzen von Papierdokumenten: Wichtige Hinweise

1. Ein schwarzer Stift ist nicht immer ausreichend:

Bei der Schwärzung von Papierdokumenten, wie Akten oder Kontoauszügen, reicht es oft nicht aus, Texte mit einem schwarzen Stift zu überdecken. Einfache Methoden, wie das Halten des Dokuments gegen eine Lichtquelle oder das Bearbeiten mit Grafiksoftware, können die geschwärzten Inhalte wieder sichtbar machen.

Lösung:

Stellen Sie sicher, dass die Schwärzung wirklich undurchsichtig ist. Mehrere Schichten eines permanenten, lichtundurchlässigen Stifts können Abhilfe schaffen. Alternativ kann auch hier das Dokument gescannt und nachträglich digital geschwärzt werden.

Schwärzen von Fotos und Screenshots: Unschärfe allein reicht oft nicht aus

1. Unzureichende Anonymisierung durch Unschärfe:

Bei der Anonymisierung von Bildern und Screenshots, die personenbezogene Daten wie Gesichter oder Kfz-Kennzeichen enthalten, wird häufig ein Unschärfeeffekt eingesetzt. Dieser Ansatz reicht jedoch oft nicht aus, da moderne Bildrekonstruktionstechniken, insbesondere durch Künstliche Intelligenz, die ursprünglichen Inhalte wiederherstellen können.

Lösung:

Anstatt nur eine Unschärfe hinzuzufügen, sollten sensible Bereiche mit einem schwarzen Balken oder einem anderen undurchsichtigen Element überdeckt werden. Verwenden Sie eine Grafiksoftware, um die Daten vollständig zu überdecken, und speichern Sie das Bild im JPG-Format, um eine nachträgliche Wiederherstellung zu verhindern.

Online-Tools: Datenschutzrisiken bei der Nutzung von Web-Diensten

Viele Online-Tools bieten die Möglichkeit, Dateien direkt im Browser zu schwärzen oder zu bearbeiten. Doch das Hochladen sensibler Dokumente auf eine externe Plattform birgt erhebliche Datenschutzrisiken. In einigen Fällen könnten diese Dienste die Daten unrechtmäßig speichern oder weiterverarbeiten.

Lösung:

Sofern möglich, sollte stets eine lokal installierte Software genutzt werden. Diese kann die Bearbeitung und Schwärzung von Dokumenten ohne das Risiko einer externen Datenverarbeitung gewährleisten.

Zusammenfassung:

Datenschutzkonformes Schwärzen ist ein wichtiger Bestandteil des organisatorischen Datenschutzes und sollte mit größter Sorgfalt erfolgen. Die Einhaltung der DSGVO erfordert, dass personenbezogene Daten vollständig und sicher anonymisiert werden – visuelle Abdeckungen oder Unschärfe allein reichen in vielen Fällen nicht aus. Ein verantwortungsbewusster Umgang mit Metadaten, Dateiformaten und Bearbeitungssoftware hilft, Datenpannen zu vermeiden und die Rechte der Betroffenen zu wahren.

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Ihr Team von Datenschutz Prinz

Quelle: Datenschutz Sachsen