Digitale Aufbewahrung von Dokumenten – was Unternehmen beachten müssen

Immer mehr Unternehmen arbeiten digital. Rechnungen, Verträge, E-Mails und andere Unterlagen werden nicht mehr in Papierform, sondern elektronisch gespeichert. Doch dabei gilt: Auch digitale Dokumente unterliegen strengen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.

Ein aktueller FAQ-Katalog der Bundessteuerberaterkammer gibt hierzu wichtige Orientierung und zeigt, worauf Unternehmen achten müssen.

Warum ist digitale Aufbewahrung so wichtig?

Die digitale Archivierung ist heute Standard. Sie bringt viele Vorteile:

• schneller Zugriff auf Dokumente
• weniger Papier und Platzbedarf
• effizientere Prozesse

Gleichzeitig entstehen neue Herausforderungen:

• Welche Daten müssen gespeichert werden?
• Wie lange gilt die Aufbewahrungspflicht?
• Welche technischen Anforderungen gelten?

Welche Unterlagen müssen aufbewahrt werden?

Grundsätzlich müssen alle steuerlich relevanten Unterlagen aufbewahrt werden, zum Beispiel:

• Rechnungen und Buchungsbelege
• Jahresabschlüsse
• Verträge
• E-Mails mit steuerlichem Bezug

Wichtig ist:
Auch digitale Daten aus verschiedenen Systemen können aufbewahrungspflichtig sein.

Wie lange müssen Daten gespeichert werden?

Die Aufbewahrungsfristen richten sich nach Handels- und Steuerrecht. Typisch sind:

• mehrjährige Aufbewahrungspflichten
• je nach Dokument unterschiedliche Fristen

Unternehmen müssen sicherstellen, dass die Daten während dieser Zeit vollständig verfügbar bleiben.

Anforderungen an digitale Archivierung

Digitale Aufbewahrung ist nicht einfach nur „Speichern". Es gelten klare Anforderungen:

Ordnung und Nachvollziehbarkeit

• Dokumente müssen strukturiert abgelegt werden
• Vorgänge müssen nachvollziehbar sein

Unveränderbarkeit

• einmal gespeicherte Daten dürfen nicht unbemerkt verändert werden
• Änderungen müssen dokumentiert werden

Vollständigkeit

• alle relevanten Daten müssen erfasst werden
• auch Informationen aus Vorsystemen sind zu berücksichtigen

Diese Anforderungen ergeben sich insbesondere aus den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung.

Besonderheit: Scannen von Papierdokumenten

Viele Unternehmen digitalisieren Papierunterlagen. Dabei gilt:

• Scans können zulässig sein
• bestimmte Voraussetzungen müssen eingehalten werden

Wichtig ist:

• das Verfahren muss dokumentiert sein
• die Qualität der Digitalisierung muss ausreichend sein

In bestimmten Fällen – etwa bei unterschriebenen Originalen – kann eine rein digitale Aufbewahrung jedoch nicht ausreichen.

Müssen E-Mails archiviert werden?

Ja, wenn sie steuerlich relevant sind.

Das bedeutet:

• geschäftliche E-Mails können aufbewahrungspflichtig sein
• sie müssen vollständig und unverändert gespeichert werden

Ein einfaches Löschen oder Ausdrucken reicht in der Regel nicht aus.

Herausforderungen bei Systemwechseln

Viele Unternehmen wechseln ihre IT-Systeme. Dabei gilt:

• Daten müssen vollständig übertragen werden
• die Archivierung muss weiterhin den Anforderungen entsprechen
• die Nachvollziehbarkeit darf nicht verloren gehen

Auch bei der Auslagerung von Daten, etwa in die Cloud, müssen gesetzliche Vorgaben eingehalten werden.

Datenschutz nicht vergessen

Neben steuerlichen Anforderungen spielt auch der Datenschutz eine wichtige Rolle:

• personenbezogene Daten müssen geschützt werden
• Löschfristen müssen beachtet werden
• Zugriff darf nur für berechtigte Personen möglich sein

Digitale Aufbewahrung und Datenschutz müssen daher gemeinsam gedacht werden.

Typische Fehler vermeiden

In der Praxis treten häufig Probleme auf:

• unvollständige Archivierung
• fehlende Dokumentation
• unsichere Speicherung
• falsche Annahmen zur digitalen Ablage

Diese Fehler können zu rechtlichen Risiken führen.

Die digitale Aufbewahrung ist ein zentraler Bestandteil moderner Unternehmensprozesse – aber auch eine rechtliche Herausforderung.

Wichtig ist:

• Aufbewahrungspflichten kennen und einhalten
• klare Strukturen und Prozesse schaffen
• technische und organisatorische Maßnahmen umsetzen
• Datenschutz berücksichtigen

Digitale Archivierung ist mehr als Technik – sie ist ein wichtiger Teil der Compliance im Unternehmen.

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Ihr Team von Datenschutz Prinz 

Quelle: BSTBK