Erst die Daten, dann der Schlüssel
Wer kennt es nicht: Beim Einchecken im Hotel werden erst einmal Formulare ausgefüllt. Und dabei ist es einerlei, ob man geschäftlich oder privat reist. Dabei werden meist eine ganze Reihe Daten verlangt – und zwar personenbezogene Daten. Da fragt man sich dann schon, welche Daten die Hotelleriebetriebe erfragen und verarbeiten dürfen. Dem gehen wir in dieser Serie nach.
Personenbezogene Daten beim Check-In
Nach einem freundlichen Gruß an der Rezeption geben wir zumindest unseren Namen an, damit unsere Reservierung überprüft werden kann. Stimmt alles mit der Reservierung, wird auch schon ein Formular überreicht, das auszufüllen ist. Das Ganze läuft so standardisiert ab, dass kaum jemand hinterfragt, ob das datenschutzrechtlich auch in Ordnung ist: Darf das Hotel die Daten erheben und verarbeiten? Zu welchen Zwecken dürfen die Angaben genutzt werden? Was geschieht mit den Daten? Diese Fragen sollten eigentlich viel häufiger gestellt werden.
Datenschutzbeauftragte im Hotel – Pflicht oder Kür?
Eine weitere Frage ist die nach den Datenschutzbeauftragen in Hotels. Müssen Hotels überhaupt Datenschutzbeauftragte stellen? Eine für alle Betriebe gültige Antwort gibt es auf diese Frage nicht, weil hier Art. 37 DSGVO und § 38 BDSG greifen. Entscheidend ist die Situation im jeweiligen Unternehmen. Werden 50 und mehr Personen beschäftigt, die dauernd personenbezogene Daten verarbeiten oder findet etwa eine umfangreiche Überwachung mit Videokameras statt, dann muss ein Datenschutzbeauftragter bestellt werden. Davon abgesehen kann jedes Haus interne oder externe Datenschutzbeauftragte bestellen, um auf freiwilliger Basis eine Kontrollfunktion in den Betrieb zu integrieren. Das ist ein guter Weg, um den Umgang des Hotels mit Daten rechtssicher zu gestalten. So kann vermieden werden, dass Datenpannen oder andere Verstöße zu allzu negativer Berichterstattung führen. Was wiederum das Vertrauen der Gäste in das Hotel gefährden könnte.
Unser Service für die Hotellerie
Wenn Sie mehr zu den Vorgaben wissen möchten, nach denen die Hotellerie sich in datenschutzrechtlichen Fragen aufstellen muss, kommen Sie gern auf uns zu. Sie erreichen uns gut unter 09122 6937302 oder mit Ihrer persönlichen Nachricht. Wir freuen uns sehr darauf, Sie und Ihr Team rund um den Datenschutz zu beraten.
Ihr Team von Datenschutz Prinz
Lesen Sie auch hier weiter:
- Folge 2: Meldeschein und Ausweiskopie – was geht?
- Folge 3: Schwarze Liste für unerwünschte Gäste?
- Folge 4: Werbung für die Gäste – erlaubt oder verboten?
- Folge 5: Infos zur Videoüberwachung in Hotels