Hotellerie: Fokus Datenschutz – Folge 2

Meldeschein und Ausweiskopie – was geht?

Mit dem Meldeschein kommen Hotels einer besonderen Meldepflicht nach, der sie aufgrund von § 29 ff. BMG – Bundesmeldegesetz – unterliegen. Der Grund dafür ist, dass es sich bei Hotels um Beherbergungsstätten handelt, die geschäfts- beziehungsweise gewerbsmäßig Personen aufnehmen. Den ausgefüllten Meldeschein müssen die Gäste bereits an dem Tag ihrer Anreise handschriftlich unterzeichnen. Er soll und darf folgende Daten enthalten:

• Ankunfts- und voraussichtliches Abreisedatum
• Vor- und Nachname
• Geburtsdatum
• Staatsangehörigkeit
• Adresse
• Anzahl der mitreisenden Personen und deren Staatsangehörigkeit
• Bei Personen aus dem Ausland: Seriennummer von Pass oder Passersatzpapier

Zu weiteren Angaben verpflichtet das Meldegesetz die Reisenden nicht. Die Formulare sollen – gerechnet ab dem Tag der Anreise – ein Jahr aufbewahrt werden, damit die Polizei Einsicht nehmen kann. Anschließend müssen die Meldeformulare innerhalb von 3 Monaten vernichtet werden. In Zukunft soll diese Verpflichtung lediglich für ausländische Personen gelten. Der Bundestag hat die dementsprechende Anpassung von § 29 Abs. 2 BMG schon beschlossen.

Darf das Hotel Ausweiskopien machen?

Noch immer werden in vielen Hotels Kopien der Ausweispapiere angefertigt – was selbstverständlich ohne Rechtsgrundlage nicht zulässig ist. Nach der Datenschutzgrundverordnung – DSGVO – dürften Daten verarbeitet werden, wenn dies zur Erfüllung des Beherbergungsvertrags zwischen Gast und Hotelier notwendig ist. Zu den notwendigen Daten können Informationen über verzehrte Speisen und Getränke zählen wie auch über andere Leistungen, die die Gäste genutzt haben. Folgt man dem Grundsatz der Minimierung von Daten, wird es nur in den wenigsten Fällen nötig sein, eine Ausweiskopie zu erstellen. Grundsätzlich sollte geprüft werden, ob es nicht genügt, wenn der Ausweis im Hotel vorgelegt und dies dann schriftlich dokumentiert wird. Wird eine Kopie angefertigt, dann darf dies ausschließlich erfolgen, um die Gäste zu identifizieren. Daten, die hierfür nicht benötigt werden, müssen auf der Kopie geschwärzt werden. Die Betroffenen sollen auf diese Option hingewiesen werden. Außerdem muss erkennbar sein, dass es sich um eine Kopie handelt. Wird die Kopie nicht mehr benötigt, muss sie sofort vernichtet werden.

Ausweiskopien sind selten gerechtfertigt

Selbst um die Meldedaten der Gäste zu prüfen oder um einen möglicherweise von Gästen verursachten Schaden einzufordern, ist es nicht gestattet, Kopien des Ausweises anzufertigen. Erstens wäre die Prüfung der Meldedaten nicht die Aufgabe des Hotels. Und zweitens stehen die für diese Fälle nötigen Daten ja bereits im Meldeschein. Eine Einwilligung ist ebenfalls nicht hinreichend, um eine Kopie zu legitimieren. Auch weil diese wohl in aller Regel nicht freiwillig erteilt wird.

Sie wünschen mehr Infos zum Thema Datenschutz im Hotel?

Kommen Sie gern auf uns zu, wenn Sie als Gast oder als Hotelier weitere Informationen zum Thema Datenschutz in der Hotellerie wünschen. Wenn Sie uns anrufen möchten, wählen Sie bitte Telefon 09122 6937302. Ansonsten senden Sie uns auch gern Ihre Nachricht. Wir freuen uns darauf, Ihre Fragen zu diesem und anderen Datenschutzthemen zu beantworten.

Ihr Team von Datenschutz Prinz

Lesen Sie auch hier weiter:

• Folge 1: Erst die Daten, dann der Schlüssel
• Folge 3: Schwarze Liste für unerwünschte Gäste?
• Folge 4: Werbung für die Gäste – erlaubt oder verboten?
• Folge 5: Infos zur Videoüberwachung in Hotels