Wie sicher ist das Fax?

Erhebliche datenschutzrechtliche Bedenken

Auch vor dem guten alten Faxgerät macht der technische Wandel nicht halt. Gilt es vielen schon längst als überholt, kommen inzwischen datenschutzrechtliche Bedenken hinzu. Das Faxgerät kann heute nicht mehr als sicherer und zuverlässiger Weg eingeordnet werden, auf dem personenbezogene Daten geschützt versandt werden können. Der Grund dafür ist, dass Faxe heute nicht mehr über sichere Telefonleitungen, sondern, ähnlich wie bei unverschlüsselten E-Mails, nahezu stets über das Internet versandt werden. Damit ist das Risiko fehlgeleiteter, abgefangener oder von Unbefugten gelesener Daten stark gestiegen.

Sensible Daten nicht faxen

Vor diesem Hintergrund kann man nachvollziehen, dass die Datenschutzbehörden verlangen, dass die jeweiligen Verantwortlichen im Einzelfall gewissenhaft prüfen, ob das Fax den jeweiligen datenschutzrechtlichen Anforderungen gerecht wird. Im Zentrum steht, ob das Schutzniveau der Daten und das faktische Risiko einander entsprechen. Bei allgemeinen Infos mit einem geringen datenschutzrechtlichen Risiko mag der Versand mit dem Fax noch in Ordnung sein. Geht es aber um sensible Daten, etwa um finanzielle Daten, Gesundheitsinformationen oder auch um nur für den internen Gebrauch bestimmte Informationen, kann das Fax nicht mehr als ausreichend sicher eingestuft werden.

Risiken des Büroalltags

Zudem liegen weitere Risiken auf der Seite der Empfänger. Eingehende Faxe kommen oft auf gemeinsam genutzten Geräten an, etwa in Großraumbüros, oder aber sie werden automatisiert per E-Mail an die Empfänger weitergesandt. Es lässt sich dabei vielfach nicht genau kontrollieren, wer mitlesen kann. Auch das entspricht nicht den aktuellen Sicherheitsanforderungen und spricht gegen das Fax. Kurzum: Verantwortliche sollten immer genau prüfen, ob es bessere Alternativen gibt, beispielsweise ausreichend abgesicherte Upload-Portale oder verschlüsselte E-Mails.

Ausnahmen bestätigen die Regel

Es sind jedoch Ausnahmefälle denkbar, in denen der Versand und Empfang des Faxes vertretbar ist. Zum Beispiel wenn es auf eine schnelle Kommunikation ankommt, aber eine sichere Alternative nicht verfügbar ist. Auch in solch einem Fall gilt es, die Risiken abzuwägen und die Risikoabschätzung zu dokumentieren.

Noch Fragen zum Fax?

Wir beraten Sie sehr gern zu allen Fragen datenschutzrechtlich einwandfreier Kommunikation – auch zur Nutzung des Faxgeräts. Vereinbaren Sie Ihren persönlichen Termin unter Telefon 09122 6937302 oder senden Sie uns Ihre persönliche Nachricht!

Ihr Team von Datenschutz Prinz