Auftragsverarbeitung - Beantwortung von Anträgen

Auftragsverarbeiter sollen unterstützen

Auftragsverarbeiter sollen Verantwortliche bei der Beantwortung von Anträgen unterstützen, bei denen es um die Wahrnehmung von Betroffenenrechten geht. Mit der Beantwortung dieser Anträge kommt der Verantwortliche seiner Verpflichtung laut Art. 28 Abs. 3 e Datenschutzgrundverordnung nach. Zwar muss der Verantwortliche diese Anträge beantworten. Dennoch ist vertraglich zu bestimmen, dass Auftragsverarbeiter die Pflicht haben, die Verantwortlichen entsprechend ihrer Möglichkeiten mit adäquaten organisatorischen und technischen Maßnahmen zu unterstützen.

Wie sich diese Unterstützung gestaltet, ist nicht festgelegt. Je nach Verarbeitungsart und je nach übertragener Tätigkeitsart variiert die Art der Unterstützung sehr. Schon aus diesem Grund sollte im Vertrag oder in einem Anhang zu diesem Vertrag festgelegt werden, auf welche Weise der Auftragsverarbeiter diese Unterstützung zu erbringen hat.

Große Bandbreite der Möglichkeiten

Die Bandbreite der Möglichkeiten ist groß: So kann der Verantwortliche vom Auftragsverarbeiter unterstützt werden, indem letzterer ihm die Anfragen der Betroffenen weiterleitet. Alternativ kann der Auftragsverarbeiter dem Verantwortlichen auch die technischen Möglichkeiten an die Hand geben, die dieser benötigt, um personenbezogene Daten dann beispielsweise direkt auszufiltern, zu speichern und sie dann auch zu verwalten. In anderen Fällen erbringt der Auftragsverarbeiter weitaus spezifischere Aufgaben technischer Art. Insbesondere wenn er personenbezogene Daten sowohl extrahieren als auch verwalten kann.

Verantwortliche stehen in der Verantwortung

Wichtig ist jedoch, dass – auch wenn der Auftragsverarbeiter Anfragen bearbeitet – der Verantwortliche in der Verantwortung für die Bearbeitung der Anträge steht. Aus diesem Grund sollte nur der Verantwortliche über die Frage entscheiden, ob der Antrag eines Betroffenen zulässig ist beziehungsweise den Anforderungen genügt, die in der Datenschutzgrundverordnung definiert wurden. Dies kann jeweils im Einzelfall entschieden werden oder aber mit eindeutigen Anweisungen, die Gegenstand des Vertrags zwischen Auftragsverarbeiter und Verantwortlichem sind und bereits vor der Verarbeitung festgelegt wurden. Im Übrigen ist es nicht zulässig, dass der Verantwortliche Fristen mit der Begründung verlängert, dass der Auftragsverarbeiter die nötigen Informationen noch nicht bereitgestellt hätte.

Anträge: Wer übernimmt was?

Sie möchten genau wissen, wie Sie in Ihrem Wirkungskreis die Aufgaben rund um die Beantwortung von Anträgen Betroffener verteilen? Dann besprechen wir Ihre spezielle Situation gern mit Ihnen. Vereinbaren Sie Ihren persönlichen Termin bitte unter Telefon 09122 6937302. Oder senden Sie uns Ihre Nachricht! Wir freuen uns darauf, Sie mit unserer Expertise zu unterstützen.

Ihr Team von Datenschutz Prinz

Mehr zum Thema Auftragsverarbeitung:

• Zusammenarbeit mit Unterauftragsverarbeitern
• Von der Vertraulichkeit bis zu organisatorischen und technischen Sicherheitsmaßnahmen
• Beantwortung von Anträgen
• Personenbezogene Daten auch nach Auftragsverarbeitung schützen
• Prüfungen und Inspektionen