Auskunftsersuchen richtig bearbeiten – Teil 2

Auch die Rahmenbedingungen müssen stimmen

Mit dem Recht auf Auskunftserteilung nach Art. 15 DSGVO soll gewährleistet werden, dass die Bürgerinnen und Bürger erfahren können, ob, welche und wie ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden. Denn nur so können sie ihre Rechte als Betroffene wahrnehmen. Aus diesem Grund sollen die Auskünfte so erteilt werden, dass die Betroffenen die Informationen mit angemessenem Aufwand verstehen können. Eine allgemein verständliche Formulierung ist daher wichtig. Sind Fachbegriffe unverzichtbar, die nicht jeder versteht, sollen sie im Rahmen der Auskunft erläutert werden.

Die Rechte Dritter wahren

Kann es bei der Erteilung der Auskunft zu einer Beeinträchtigung der Rechte von Dritten kommen, muss unter Umständen auf die Auskunft verzichtet werden. Schwärzungen in Texten können – unter Abwägung der Interessen aller Beteiligten – unter bestimmten Bedingungen eine Lösung dieses Dilemmas seien. Sieht der Gesetzgeber bestimmte Verschwiegenheits- oder Geheimhaltungspflichten vor, kann es erforderlich sein, die Auskunft einzuschränken. Solche Entscheidungen sind immer zu dokumentieren. Außerdem muss die betroffene Person darüber in Kenntnis gesetzt werden.

Was noch zu beachten ist: Fristen & Co.

Neben den inhaltlichen Vorgaben gibt es eine Reihe von Rahmenbedingungen, die bei der Erteilung der Auskunft zu beachten sind:

• Fristen
  Die Auskunft muss unverzüglich beziehungsweise spätestens nach einem Monat erteilt werden. Tipp: Fristen und Termine immer dokumentieren!
• Auskunft im Rahmen anderer Auseinandersetzungen
  Wird die Erteilung der Auskunft im Zusammenhang mit einer anderen Streitigkeit verlangt, so ist sie auch dann noch zu erteilen, wenn die eigentliche Angelegenheit bereits geklärt wurde.
• Übermittlung der Daten

Grundsätzlich entscheiden die Betroffenen über die Form, in der ihnen die Daten übermittelt werden sollen. Dabei sind immer die Erfordernisse eines sicheren Datentransfers zu beachten. Außerdem sollte das Vorgehen genau dokumentiert werden.

• Gelöschte Daten: Über Daten, die zum Zeitpunkt des Begehrens der Auskunft bereits gelöscht wurden, muss keine Auskunft erteilt werden.
• Betroffenenrechte: Die Betroffenen sind über ihre Rechte aufzuklären.

Haben Sie schon den ersten Teil unserer Infos zur Auskunftserteilung gelesen? Falls nicht, finden Sie hier weitere Informationen: Auskunftsersuchen richtig bearbeiten – Teil 1 

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Ihr Team von Datenschutz Prinz