Beschäftigtendatenschutz wird gesetzlich gestärkt: Neue Regeln für Video, KI, Einwilligungen & mehr. Was Unternehmen & Beschäftigte jetzt wissen müssen

Datenschutz ist für alle wichtig – auch am Arbeitsplatz. Arbeitgeber verarbeiten viele Daten von ihren Beschäftigten: Name, Adresse, Arbeitszeiten, Krankmeldungen, Leistungsdaten oder sogar Standortdaten. Aber: Nicht alles ist erlaubt. Deshalb will die Bundesregierung jetzt den Schutz dieser Daten deutlich verbessern – mit einem eigenen Gesetz und klaren Sofortmaßnahmen.

In diesem Beitrag erklären wir , was sich ändern soll, wen es betrifft und was Unternehmen sowie Beschäftigte jetzt wissen und beachten müssen.

Beschäftigtendatenschutz meint den Schutz aller personenbezogenen Daten, die im Zusammenhang mit einem Arbeitsverhältnis stehen. Dazu gehören:

• Bewerberdaten
• Arbeitsverträge
• Urlaubszeiten
• Leistungsbewertungen
• Gesundheitsdaten
• Videoaufnahmen
• Daten aus Zeiterfassung oder GPS-Systemen

Ziel ist es, die Privatsphäre der Arbeitnehmer*innen zu schützen – und gleichzeitig Arbeitgebern die nötigen Informationen für ihre betriebliche Organisation zu ermöglichen.

Bisher gilt für den Beschäftigtendatenschutz vor allem § 26 im Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Doch dieser Paragraf ist zu allgemein und lässt viele Fragen offen – vor allem bei neuen Technologien wie Künstlicher Intelligenz (KI), Videoüberwachung oder automatisierter Leistungsbewertung. Die Bundesregierung will diese Lücken nun schließen – mit einem eigenen Beschäftigtendatenschutzgesetz.

Dieses Gesetz ist Teil der Sofortmaßnahmen zur Modernisierung des Datenschutzes in Deutschland. Es soll schnell kommen und endlich klare, verlässliche Regeln für den Arbeitsplatz schaffen.

Ein neues Gesetz soll speziell für den Umgang mit Daten von Beschäftigten gelten. Es soll regeln, wann und wie personenbezogene Daten erhoben, gespeichert und verarbeitet werden dürfen – und wann nicht. Damit gibt es mehr Rechtssicherheit für alle Seiten.

Künftig gilt: Arbeitgeber dürfen nur Daten erheben, wenn es wirklich nötig ist. Das heißt: Es muss einen konkreten Zweck geben – und die Maßnahme muss angemessen und verhältnismäßig sein. Eine „Vorratsdatenspeicherung" ist nicht erlaubt.

Wenn Beschäftigte in die Verarbeitung ihrer Daten einwilligen, muss das freiwillig, informiert und verständlich geschehen. Besonders wichtig: Die Einwilligung darf nicht erzwungen oder zur Bedingung für den Arbeitsplatz gemacht werden. Es muss Alternativen geben, und ein Widerruf muss jederzeit möglich sein.

Ob Videoüberwachung, GPS-Ortung oder andere Kontrollmaßnahmen: Dauerhafte Überwachung soll grundsätzlich verboten sein. Nur in Ausnahmefällen – zum Beispiel bei einem konkreten Verdacht auf eine schwere Pflichtverletzung – soll eine vorübergehende Überwachung erlaubt sein. Der Schutz der Privatsphäre steht im Mittelpunkt.

KI-Systeme kommen immer häufiger zum Einsatz – etwa zur Analyse von Arbeitsleistung oder bei der Personalplanung. Das neue Gesetz soll klar festlegen:

• Beschäftigte müssen über den Einsatz von KI informiert werden.
• Es muss eine menschliche Kontrolle geben.
• Entscheidungen dürfen nicht allein durch KI erfolgen.
• Beschäftigte haben ein Recht zu erfahren, wie die Systeme funktionieren.

Ein zentraler Punkt: Daten, die ohne rechtliche Grundlage erhoben wurden, dürfen später nicht gegen die Beschäftigten verwendet werden – etwa bei Abmahnungen, Kündigungen oder Gerichtsverfahren. Das soll den Schutz vor Missbrauch deutlich stärken.

Auch Betriebsräte sollen künftig mehr mitbestimmen können – vor allem bei der Auswahl und Abberufung von Datenschutzbeauftragten. Außerdem sollen sie früher in Datenschutzprozesse eingebunden werden. So wird die betriebliche Mitbestimmung gestärkt.

Das Gesetz soll für alle gelten, die in einem Arbeitsverhältnis stehen oder standen – also nicht nur festangestellte Mitarbeitende, sondern auch:

• Bewerber*innen
• Leiharbeitnehmer*innen
• Auszubildende
• Praktikant*innen
• Werkstudierende
• Freiwillige (z. B. FSJ)
• Ehemalige Beschäftigte

Damit wird ein umfassender Schutz für alle Personen geschaffen, deren Daten im Rahmen eines Beschäftigungsverhältnisses verarbeitet werden.

Arbeitgeber müssen ihre Prozesse anpassen – und in vielen Fällen komplett überarbeiten. Die wichtigsten Punkte:

Vor jeder neuen Datenerhebung oder technischen Lösung muss geprüft werden:

• Ist die Maßnahme wirklich notwendig?
• Gibt es ein milderes Mittel?
• Wie lange werden die Daten gespeichert?
• Wer hat Zugriff?

Diese Prüfungen müssen dokumentiert werden.

Beschäftigte müssen klar und einfach informiert werden über:

• Zweck und Umfang der Datenverarbeitung
• Ihre Rechte (z. B. Auskunft, Löschung, Widerspruch)
• Technische Systeme (z. B. KI, Überwachung, Zeiterfassung)

Wenn Einwilligungen eingeholt werden, müssen diese:

• freiwillig erfolgen,
• jederzeit widerrufbar sein,
• schriftlich dokumentiert werden,
• eine echte Wahl lassen.

Der Einsatz von Videoüberwachung, Ortungssystemen, automatischer Leistungsmessung oder KI muss kritisch geprüft werden. Viele Systeme müssen angepasst oder sogar abgeschafft werden, wenn sie nicht den neuen Anforderungen entsprechen.

Unternehmen sollten frühzeitig mit dem Betriebsrat sprechen, wenn Datenschutzprozesse eingeführt oder verändert werden. Gemeinsame Regelungen schaffen mehr Sicherheit und Akzeptanz.

• Mehr Transparenz über den Umgang mit ihren Daten
• Klare Grenzen bei Überwachung und Kontrolle
• Besserer Schutz vor Missbrauch sensibler Informationen
• Einfache Durchsetzung ihrer Rechte
• Weniger Angst vor versteckter Überwachung oder KI-Bewertungen

• Rechtssicherheit im Umgang mit modernen Technologien
• Einheitliche Standards für alle Beschäftigtendaten
• Reduzierung von Rechtsrisiken und Streitigkeiten
• Klar definierte Prozesse im Unternehmen
• Vertrauen und Zufriedenheit der Mitarbeitenden steigt

Auch wenn das neue Gesetz noch nicht in Kraft ist, sollten Unternehmen sich jetzt vorbereiten. Dazu gehören:

1. Bestandsaufnahme machen
   Welche Daten werden heute von Beschäftigten verarbeitet? Wofür? Wie lange? Wer hat Zugriff?
2. Datenschutzprozesse prüfen
   Gibt es klare Regelungen für Einwilligungen, Löschfristen, Auskunftsersuchen? Werden Daten nur im nötigen Umfang verarbeitet?
3. Technikeinsatz bewerten
   Werden Kameras eingesetzt? GPS? KI-Systeme? Sind diese noch zulässig?
4. Betriebsrat einbeziehen
   Frühzeitig Gespräche suchen und neue Regelungen gemeinsam entwickeln.
5. Datenschutzschulungen durchführen
   Führungskräfte und Mitarbeitende sollten regelmäßig über Datenschutz informiert werden.
6. Einwilligungsformulare überarbeiten
   Verständlich, freiwillig und vollständig – das ist künftig Pflicht.

Der neue Beschäftigtendatenschutz ist überfällig – und bringt klare Vorteile für Beschäftigte wie Arbeitgeber. Die Sofortmaßnahmen der Bundesregierung zeigen: Der Schutz von personenbezogenen Daten ist auch im Arbeitsleben ein zentrales Grundrecht.

Arbeitgeber tun gut daran, sich frühzeitig mit den neuen Regeln zu beschäftigen und bestehende Prozesse anzupassen. Wer jetzt handelt, kann Risiken vermeiden – und zeigt seinen Mitarbeitenden, dass Datenschutz ernst genommen wird.

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Ihr Team von Datenschutz Prinz