Online-Arzttermine sicher organisieren – was Praxen und Patient:innen wissen müssen

• Praxis: bleibt verantwortlich, auch wenn sie ein externes Termintool nutzt.
• Dienstleister: agiert im Auftrag der Praxis – außerhalb dessen, wenn Patient:innen direkt ein Nutzerkonto anlegen, ist der Dienstleister selbst verantwortlich und braucht dann ggf. eine eigene Einwilligung.

• Genaue Beschreibung der Daten, die verarbeitet werden (z. B. Name, Termin, Kontakt)
• Anweisungen zur Löschung der Daten nach Ablauf
• Schutzmaßnahmen gegen Datenverlust oder unbefugten Zugriff
• Regelungen für den Fall einer Datenpanne

Patient:innen müssen klar und verständlich aufgeklärt werden, z. B.:

• Wer ihre Daten verarbeitet?
• Warum und wie lange?
• Welche Rechte haben sie (z. B. Auskunft, Löschung)?

Diese Informationen müssen leicht zugänglich sein, z. B. auf der Webseite und in der Praxis.

Patient:innen dürfen nicht gezwungen sein, zusätzliche Optionen zu nutzen, um einen Termin zu bekommen. Zum Beispiel: Wenn für die Terminvergabe keine E-Mail nötig ist, darf die Praxis nicht verlangen, dass die Patient:innen eine E-Mail-Adresse angeben müssen.

Erinnerungen per SMS oder E-Mail sind freiwillige Zusatzservices. Dafür muss eine konkrete und nachweisbare Einwilligung der Patient:innen vorliegen. Die Praxis darf diese Erinnerungen nicht automatisch oder ohne Wahlmöglichkeit aktivieren.

• Daten sollten automatisch gelöscht oder anonymisiert werden, sobald sie nicht mehr notwendig sind (z. B. ein Jahr nach dem Termin).
• Anonymisieren bedeutet: Es dürfen keine Rückschlüsse auf die Person mehr möglich sein.
• Gut: Das Terminbuchungssystem unterstützt automatische Löschmechanismen.

Damit niemand Daten abgreift oder manipuliert, müssen Maßnahmen vorhanden sein wie z. B.:

• Verschlüsselte Datenübertragung (SSL/TLS)
• Zugriffsschutz (starke Passwörter, rollenbasierte Rechte)
• Regelmäßige Backups und Logs, wer wann was bearbeitet hat
• Schulungen für Mitarbeitende, damit sie Datenschutzregeln verstehen
• Regelmäßige Kontrollen und Sicherheitsanalysen

• Lesen, was mit Ihren Daten passiert, bevor Sie buchen.
• Nur notwendige Optionen auswählen – zum Beispiel für Erinnerungen.
• Vertrauen ist wichtig: Achten Sie auf ein Impressum und Datenschutzhinweise.
• Wissen Sie: Sie können Auskunft über Ihre Daten verlangen oder Löschung beantragen.

1. Vertrag mit Dienstleister überprüfen oder neu aufsetzen
2. Datenschutzhinweise klar formulieren (online & offline)
3. Separate Einwilligung für Erinnerungen einholen
4. Automatische Löschfristen im System einrichten
5. Sicherheitsmaßnahmen technisch umsetzen
6. Personal schulen – Datenschutz ist Teamsache
7. Notfallplan für den Fall einer Datenpanne entwickeln

• Brauche ich eine Einwilligung für jedes Mal?
  Nein – eine allgemein gültige Einwilligung reicht, solange sie dokumentiert ist.
• Kann ich meine Daten wieder löschen lassen?
  Ja – Sie haben das Recht auf Löschung. Praxen müssen nachkommen, wenn keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.
• Was ist, wenn ich keine Erinnerungen möchte?
  Kein Problem – die Erinnerung ist optional und kann abgelehnt werden.

Digitale Lösungen im Gesundheitswesen werden weiterkommen – etwa Telemedizin, KI-gestützte Diagnose oder Cloud-Tools. Wichtig ist: Der Datenschutz muss bei allen Schritten mitgedacht werden. Nur so bleibt das Vertrauen der Patient:innen und die Sicherheit gewährleistet.

Online-Termine sind bequem, aber es geht nur mit Datenschutz. 

Ärzt:innen und Pflegeeinrichtungen müssen:

• klar definieren, welche Daten sie nutzen
• Patient:innen umfassend informieren
• Zugangskontrolle und Datensicherheit gewährleisten
• optionalen Erinnerungsservice nur mit Einwilligung anbieten
• Daten konsequent löschen oder anonymisieren

Patient:innen sollten:

• die Datenschutzhinweise aufmerksam lesen
• bewusst entscheiden, was sie möchten
• ihre Rechte kennen und nutzen
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Wenn Ärzt:innen und Online-Dienste datenschutzgerecht handeln, profitieren alle – entzerrte Abläufe für Praxen, mehr Komfort für Patient:innen und ein gutes Gefühl für Sicherheit und Vertraulichkeit.

Call‑to‑action für Ihre Praxis‑Website:

• Binden Sie einen QR‑Code zu Ihren Datenschutzhinweisen in den Buchungsprozess ein.
• Bieten Sie ein PDF-Formular zur Einwilligung in Erinnerungen an.
• Zeigen Sie aktiv, dass Datenschutz bei Ihnen ernst genommen wird – das schafft Vertrauen.

Wenn Sie Unterstützung bei der Umsetzung brauchen – etwa beim Datenschutz‑Check oder bei Formularen und Technik – helfen wir Ihnen gerne weiter!

Hinweis zum Schluss: Die Regeln zur Online-Terminvergabe ändern sich selten, sind aber wichtig. Regelmäßige Updates und Kontrollen schützen Sie und Ihre Patient:innen langfristig.

Sie haben Fragen zu diesem Artikel? Rufen Sie uns gern unter 09122 6937302 an und vereinbaren Sie einen Gesprächstermin. Oder senden Sie uns einfach eine Nachricht. Wir freuen uns, Sie kennenzulernen!

Ihr Team von Datenschutz Prinz