Datenschutz ist Pflicht! So vermeiden Sie teure Strafen

Unternehmen sind gesetzlich verpflichtet, personenbezogene Daten zu schützen. Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gilt seit Mai 2018 in allen EU-Ländern und hat klare Regeln für den Umgang mit personenbezogenen Daten aufgestellt. Dazu zählen unter anderem:

• Die Pflicht zur Einwilligung bei der Datenerhebung
• Das Recht auf Auskunft, Löschung und Berichtigung für Betroffene
• Die Informationspflicht bei Datenverarbeitung
• Die Pflicht zur Datensicherheit (Art. 32 DSGVO)

Unternehmen, die gegen diese Regeln verstoßen, riskieren hohe Bußgelder. Diese können bis zu 20 Millionen Euro oder 4 % des weltweiten Jahresumsatzes betragen – je nachdem, was höher ist.

Was viele Unternehmen falsch machen

Gerade kleine und mittlere Unternehmen glauben häufig, dass die DSGVO nur für große Konzerne gilt. Das ist ein Irrtum. Sobald personenbezogene Daten verarbeitet werden – z. B. bei einem Kontaktformular, einem Newsletter oder der Personalverwaltung – gelten die gesetzlichen Vorschriften.

Typische Fehler sind:

• Fehlende oder unklare Datenschutzerklärungen auf Websites
• Keine oder unvollständige Einwilligungen zur Datenverarbeitung
• Unsichere Datenübertragungen (z. B. keine SSL-Verschlüsselung)
• Kein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten
• Kein Datenschutzbeauftragter trotz gesetzlicher Pflicht

Warum ein Datenschutzbeauftragter sinnvoll ist

Ein Datenschutzbeauftragter (DSB) hilft nicht nur bei der Umsetzung gesetzlicher Anforderungen, sondern schützt das Unternehmen vor vermeidbaren Fehlern. Das kann ein interner Mitarbeiter sein oder ein externer Dienstleister. Seine Aufgaben umfassen:

• Überwachung der Einhaltung der Datenschutzgesetze
• Beratung der Geschäftsleitung und Schulung der Mitarbeiter
• Ansprechperson für Aufsichtsbehörden und Betroffene
• Unterstützung bei Datenschutz-Folgenabschätzungen
• Erstellung oder Prüfung des Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten

Auch wenn die Benennung erst ab einer gewissen Unternehmensgröße verpflichtend ist (in der Regel ab 20 datenverarbeitenden Mitarbeitenden), lohnt sich ein DSB auch für kleinere Unternehmen – denn die Verantwortung bleibt bei der Geschäftsführung.

Handlungsempfehlung für Unternehmen

1. Pflicht zur Benennung prüfen: Hat Ihr Unternehmen mehr als 20 Personen, die regelmäßig mit personenbezogenen Daten arbeiten? Dann brauchen Sie einen DSB.
2. Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten erstellen: Was wird verarbeitet, warum, wie lange und mit welchen Maßnahmen zum Schutz?
3. Website prüfen: Ist Ihre Datenschutzerklärung korrekt und vollständig? Verwenden Sie Cookie-Banner rechtssicher? Gibt es ein Kontaktformular mit Einwilligung?
4. Mitarbeiter schulen: Datenschutz beginnt im Alltag – beim E-Mail-Versand, der Nutzung von Cloud-Diensten oder im Kundentelefonat.
5. Sich beraten lassen: Externe Datenschutzbeauftragte bringen Erfahrung, Vorlagen und Prozesse mit – das spart Zeit und minimiert Risiko.

Datenschutz ist keine Option, sondern Pflicht. Verstöße kosten nicht nur Geld, sondern auch Vertrauen und Reputation. Unternehmen, die den Datenschutz ernst nehmen, handeln nicht nur gesetzeskonform, sondern stärken auch ihre Position am Markt. Mit einem Datenschutzbeauftragten an Ihrer Seite sind Sie gut beraten – und auf der sicheren Seite.

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Ihr Team von Datenschutz Prinz