Newsletter und Datenschutz

Worauf muss man achten?

Wird ein Newsletter versandt, kann dies nur geschehen, indem man personenbezogene Daten verwendet. Schließlich geht es selten ohne E-Mail-Adresse – und bei E-Mail-Adressen handelt es sich um personenbezogene Daten. Aus diesem Grund sind die datenschutzrechtlichen Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung zu berücksichtigen.

Wichtig vor dem Versand eines Newsletters

• Ein Newsletter darf nur an Empfängerinnen und Empfänger versandt werden, die dazu ihre Einwilligung gegeben haben. Diese Einwilligung muss, insbesondere was die Widerrufsmöglichkeit und die Nachweisbarkeit angeht, Artikel 7 DSGVO genügen.
• Meist melden sich die Newsletter-Abonnentinnen und Abonnenten über ein Formular auf einer Internetseite zum Newsletter an.
• Dabei darf lediglich die E-Mail-Adresse ein Pflichtfeld sein. Alle weiteren Daten dürfen nur als freiwillige Angaben abgefragt werden. Darauf, dass dies freiwillig ist, muss auch hingewiesen werden.
• Auch über die Inhalte und das Ziel des Newsletters muss informiert werden. Die potenzielle Leserschaft muss erfahren, wofür ihre Daten eingesetzt werden.
• Im Anmeldeformular muss die Datenschutzerklärung verlinkt werden. Optimal ist eine spezielle Datenschutzerklärung zum Versand des Newsletters.

Einwilligung der betroffenen Personen

Dass die Person, die den Newsletter abonniert, in die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten eingewilligt hat, sollte unbedingt dokumentiert werden. Aus diesem Grund verwendet man ein Double-Opt-in genanntes Verfahren, bei dem nach Angabe der E-Mail-Adresse eine E-Mail mit einem sogenannten Bestätigungslink versandt wird. So wird sichergestellt, dass auch tatsächlich die Besitzerin oder der Besitzer der E-Mail-Adresse die Anmeldung vorgenommen hat. Denn erst wenn nach dem Empfang dieser Mail der Bestätigungslink angeklickt wird, ist die Einwilligung erteilt und das Abonnement DSGVO-konform abgeschlossen und dokumentiert.

Das muss im Newsletter stehen

Jeder versandte Newsletter muss beziehungsweise sollte folgende Bestandteile haben:

• Ein funktionsfähiger Abmeldelink ist unverzichtbar.

• Die Abmeldung muss jederzeit möglich und so einfach wie die Anmeldung sein. Sie kann über einen Abmeldelink oder per E-Mail mit einem Wort – beispielsweise "Abmeldung" – erfolgen.
• Eine kurze Bestätigung per E-Mail ist zu empfehlen.
• Dass man sich für die Anmeldung erst in ein Kundenkonto einloggen muss, ist nicht zulässig.
• Es ist empfehlenswert, die Datenschutzerklärung im Newsletter zu verlinken.

Externer Dienstleister

Ein externer Dienstleister versendet Ihren Newsletter? Dann stellen Sie bitte sicher, dass Sie mit diesem einen Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen haben.

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Ihr Team von Datenschutz Prinz