Akteneinsicht – Ihre Rechte und Pflichten in der Praxis

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Dienstag, 05. August 2025

Als Psychotherapeut:in oder Arzt/Ärztin verarbeiten Sie täglich Patientendaten. Hier spielt das Recht auf Akteneinsicht eine zentrale Rolle: Patientinnen und Patienten haben ein Recht, die Dokumentation ihrer Behandlung einzusehen. Unser Beitrag erklärt verständlich und strukturiert:

Wer Einsicht verlangen kann
Welche Unterlagen enthalten sind
Wie Sie damit umgehen – auch bei schwierigen Fällen
Wichtige Details: Kosten, Fristen, Minderjährige

Damit stärken Sie Vertrauen, sorgen für rechtliche Sicherheit – und verbessern zugleich die Sichtbarkeit Ihrer Praxis im Internet.

1. Wer hat Anspruch auf Akteneinsicht?

Grundsätzlich jede Patientin/jeder Patient, auch nach Abschluss der Behandlung.
Minderjährige ab etwa 14 Jahren, wenn sie einsichtsfähig sind, können selbst Einsicht verlangen; die Eltern haben ohne Zustimmung kein Recht darauf.
Das Recht ist persönlich und nicht übertragbar – Ausnahmen nur mit ausdrücklicher Vollmacht.

2. Was ist in der Akte enthalten?

Die Akteneinsicht umfasst alles, was zur Behandlung gehört:

Formalitäten: Anamnese, Diagnosen, Untersuchungen, Befunde
Einwilligungs- und Aufklärungsdokumente
Schriftliche Berichte, Gesprächstexte, subjektive Notizen
Abrechnungsunterlagen

Auch persönliche Eindrücke und subjektive Wahrnehmungen gehören in die Patientenakte – und sind einsichtsberechtigt.

3. Wann muss Einsicht gewährt werden?

Die Einsicht ist innerhalb kurzer Zeit auf Anfrage zu gewähren.
Kopien oder elektronische Abschriften sind bereitzustellen. Sie dürfen hierfür legitime Kopierkosten erheben – aber die erste Kopie ist kostenfrei.
Weitere Kopien können Sie gegen angemessenes Entgelt bereitstellen.

4. Wichtige Frist- und Kostenregelungen

Die erste Kopie ist kostenfrei – laut DSGVO und parallelen berufsrechtlichen Vorgaben.
Bei elektronischer Bereitstellung (z. B. PDF) müssen Sie ein übliches Format verwenden.
Weitere Kopien – z. B. für zusätzliche Exemplare – dürfen Sie kostenpflichtig bereitstellen und müssen dies transparent gestalten.

5. Wann darf man Einsicht verweigern oder schwärzen?

Ein Akteneinsichtsrecht ist nicht absolut. In bestimmten Fällen dürfen Sie Inhalte schützen:

Schutz Dritter: Wenn Dritten (z. B. Bezugspersonen) zu viel preisgegeben würde
Jugendliche ab 14: Eltern dürfen ohne Einwilligung nicht einsehen
Gerichtliche oder behördliche Anfragen: Ggf. separate Behandlung
Berufsrechtliche Geheimhaltung: z. B. bei Schweigepflicht

Wichtig ist: Nur die notwendigen Teile bleiben unzugänglich, der Rest bleibt einsehbar.

6. Ablauf: So gehen Sie strukturiert vor

Anfrage erhalten – schriftlich oder mündlich
Frist setzen (z. B. 1–2 Wochen)
Unterlagen prüfen, ggf. sensible Teile schwärzen
Kopie erstellen oder digitale Datei bereitstellen
Leistungsabrechnung erstellen – kostenlose erste Kopie, sowie eventuelle Kosten für Extras
Bestätigung dokumentieren, um Nachweise zu haben

7. Besonderheiten bei Jugendlichen

Jugendliche ab etwa 14 besitzen ein eigenes Akteneinsichtsrecht, wenn sie einsichtsfähig sind
Eltern haben kein Recht auf Einsicht, sofern das Kind/die Jugendliche es nicht erlaubt
Einsichtsfähigkeit ist individuell zu bewerten – abhängig von Reife und Verständnis

8. Warum ist das wichtig?

Für Patientinnen und Patienten

Sie erfahren, was dokumentiert wurde
Sie erhalten Transparenz und können Entscheidungen nachvollziehen

Für Ihre Praxis

Sie handeln rechtskonform
Sie vermeiden: Konflikte, Beschwerden, Datenschutzverstöße
Sie stärken Vertrauen und das professionelle Image

9. Tipps für die Praxis

Dokumentieren Sie alle Anfragen sowie Antworten
Schwärzungsvermerk: Notieren Sie kurz, warum bestimmte Teile geschützt wurden
Münzen Sie auf digitale Akten – so ist das Bereitstellen von PDF unkompliziert
Formulare vorbereiten: Standardisierte Eingangs- und Bestätigungsblätter vereinfachen den Ablauf

10. Häufige Fragen (FAQ)

Darf ich für die erste Kopie wirklich nichts verlangen?
Ja – die erste ist kostenfrei. Nur für weitere Kopien dürfen Gebühren verlangt werden.

Kann ich die Akteneinsicht auf bestimmte Teile beschränken?
Ja – Bereiche, die Dritte betreffen oder vertraulich sind, dürfen geschwärzt bleiben.

Wie schnell muss ich reagieren?
Die Einsicht soll „unverzüglich" erfolgen – in der Praxis bedeutet das innerhalb weniger Wochen, besser innerhalb von 1–2 Wochen.

Was tun, wenn ein Jugendlicher Einsicht verlangt?
Bewerten Sie seine Einsichtsfähigkeit und geben Sie die Unterlagen nur dem Jugendlichen, nicht automatisch den Eltern.

Ihre Checkliste zur rechtssicheren Akteneinsicht

Einsichtsberechtigt: Patient:innen & einsichtsfähige Jugendliche ab ~14 Jahren
Umfasst: vollständige Patientenakte inkl. Notizen und Abrechnung
Verfahren: Anfrage – Prüfung – Kopie – ggf. Schwärzung – Bereitstellung
Erstkopie gratis, Zusatzkopien kostenpflichtig Anbieten
Sensible Daten schützen, Schwärzung dokumentieren
Reaktion möglichst kurzfristig (1–2 Wochen)

Sie haben Fragen zu diesem Artikel? Rufen Sie uns gern unter 09122 6937302 an und vereinbaren Sie einen Gesprächstermin. Oder senden Sie uns einfach eine Nachricht. Wir freuen uns, Sie kennenzulernen!

Ihr Team von Datenschutz Prinz

Quelle: Landespychotherapeutenkammer