Bürokratieaufwand ist keine Ausrede – DSGVO-Auskunft leicht erklärt Einleitung: Warum Auskunft nach DSGVO so wichtig ist

Jeder Mensch hat laut Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) das Recht zu erfahren, welche persönlichen Daten Firmen oder Behörden über ihn gespeichert haben. Das ist in Artikel 15 DSGVO ganz klar geregelt. Doch was, wenn eine Behörde oder ein Unternehmen behauptet, das sei „zu viel Aufwand"? Laut dem Bundesfinanzhof (BFH) reicht dieses Argument nicht aus: Die Daten müssen herausgegeben werden – auch komplett in Kopie.

In diesem Beitrag erklären wir, was das Gericht genau entschieden hat, warum das wichtig ist – und wie du als Betroffener oder als Verantwortlicher damit umgehen kannst. Alles in einfacher Sprache und mit Fokus auf SEO-relevante Begriffe wie "DSGVO-Auskunft", "persönliche Daten", "Rechte von Betroffenen" und "Kopie der Daten verlangen".

• Recht auf Wissen: Du darfst fragen: "Welche persönlichen Daten habt ihr über mich?" (Artikel 15 Absatz 1 DSGVO)
• Recht auf Kopie: Zusätzlich kannst du verlangen, dass du eine Kopie dieser Daten bekommst – schriftlich oder digital (Artikel 15 Absatz 3 DSGVO).

Das gilt für alle personenbezogenen Daten, die verarbeitet wurden – z. B. Name, E-Mail, IP-Adresse, Kontostand, Vertragsdaten oder auch Notizen über dich.

Das Urteil kam am 14.01.2025. Ein Vorstand einer AG wollte seine Steuerdaten vom Finanzamt – inklusive vollständiger Datensätze. Das Finanzamt schickte nur eine Übersicht. Die vollständige Kopie wurde abgelehnt mit dem Hinweis auf "unverhältnismäßigen Aufwand".

• Der BFH sagte: Das reicht nicht. Artikel 15 fordert eine vollständige Auskunft und Kopie, wenn es verlangt wird.
• Eine bloße Übersicht oder das Angebot einer Akteneinsicht reichen nicht aus, um die Pflicht zu erfüllen.

Kernbotschaft: Bürokratischer Aufwand zählt nicht – DSGVO-Auskunft ist ein Anspruchsrecht.

• In Artikel 14 DSGVO gibt es eine Ausnahme: Informationen können weggelassen werden, wenn der Aufwand wirklich extrem hoch wäre.
• In Artikel 15 fehlt diese Ausnahme ausdrücklich – Einschränkungen sind hier nicht erlaubt.
• Der BFH betont: Es gibt keine Regelungslücke zwischen Art. 14 und Art. 15 – nur Art. 14 erlaubt Ausnahmen, nicht aber Art. 15.

• Akteneinsicht bedeutet: Du darfst vor Ort Dokumente anschauen.
• Kopie bedeutet: Du bekommst eigene, digitale oder physische Abschriften.

Das DSGVO-Auskunftsrecht verlangt beides, wenn du es anforderst – also inklusive Kopie.

• Artikel 15 erlaubt es nicht, Auskunftsanfragen wegen Arbeitsaufwand abzulehnen.
• Artikel 12 Absatz 5 DSGVO sagt: Nur bei offenkundig unbegründeten oder exzessiven Anträgen darf man ein Entgelt verlangen oder ablehnen.
• Der Verantwortliche muss beweisen, dass eine Anfrage tatsächlich exzessiv ist.

• Bei kleinen Datenmengen lassen sich Anfragen meist leicht erfüllen.
• Große Systeme oder viele Datensätze können aufwändig sein. Trotzdem:
  • Keine Pauschalverweigerung erlaubt.
  • Stattdessen sollte die betroffene Person helfen, die Anfrage zu konkretisieren (z. B. Zeitraum oder Datenart).
  • Nur bei klaren Fällen von Missbrauch darf ein Entgelt verlangt oder die Anfrage abgelehnt werden – aber nur nach gründlicher Prüfung.

Behörden und Firmen müssen prüfen:

1. Ist die Anfrage klar formuliert?
2. Ist sie exzessiv oder wird sie sehr oft gestellt?
3. Gibt es nachweislich technische oder personelle Überforderung?
4. Wurde alles dokumentiert und transparent begründet, falls Daten nicht geliefert werden?
5. Gibt es rechtliche oder praktische Gründe, warum bestimmte Daten nicht übermittelt werden können?

• Ein Betroffener kann eine Beschwerde bei der Datenschutzbehörde einreichen.
• Laut Artikel 82 DSGVO kann ein Betroffener sogar Schadensersatz verlangen, wenn seine Rechte verletzt wurden.
• Ein Beispiel: Ein Gericht entschied 2023, dass ein Unternehmen 500 Euro Schadensersatz zahlen musste, weil es keine vollständige Auskunft erteilte.

Für Behörden und Firmen:

• Klare Prozesse entwickeln, z. B.:
  • Teams schulen zu DSGVO-Rechten.
  • Technische Tools einsetzen.
  • Standardformate verwenden.
  • Checklisten für häufige Fragen und Anfragen erstellen.
• Anfragen transparent beantworten und ggf. begründen, wenn Fristverlängerung notwendig ist.

Für Betroffene:

• Anfrage schriftlich stellen, am besten präzise:
  • Zeitraum (z. B. seit Januar 2023).
  • Datenkategorien (z. B. Verträge, Gesprächsnotizen, Bewertungen).
  • Wunsch nach vollständiger Kopie ausdrücklich erwähnen.
• Wenn keine Antwort kommt: Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde einreichen.
• Beweise sichern: Antragskopie, Fristen, erhaltene Antworten.

• Stärkung der Betroffenenrechte: Die DSGVO gilt tatsächlich.
• Einheitliche Auslegung in Deutschland: Rechtsklarheit für alle Beteiligten.
• Mehr Transparenz und Vertrauen: Bürger wissen, was mit ihren Daten geschieht.
• Anreiz für Firmen und Behörden, bessere Prozesse zu schaffen.

• Die DSGVO ist klar: Auskunft ist ein Recht – kein Gefallen.
• Das Argument „Bürokratieaufwand" ist keine gültige Ausrede.
• Kopie und vollständige Auskunft müssen gegeben werden, wenn sie verlangt werden.
• Wer sich weigert, riskiert Beschwerden und Schadensersatzforderungen.
• Unternehmen und Behörden sollten rechtzeitig ihre Abläufe verbessern. Betroffene sollten ihre Rechte aktiv einfordern.

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Ihr Team von Datenschutz Prinz