Datenschutz an Schulen – Entwicklungen & Empfehlungen

Viele Schulen müssen einen Datenschutzbeauftragten benennen – vor allem, wenn dort regelmäßig besonders sensible Daten verarbeitet werden. Diese Person hilft bei Fragen und kontrolliert, ob alles richtig gemacht wird.

Jede Schule muss auflisten, welche Daten sie erhebt und wozu. Das nennt man ein „Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten". Darin steht zum Beispiel: Wer hat Zugang zu Schülerdaten? Wie lange werden die Daten gespeichert? Warum werden sie überhaupt erhoben?

Wenn Schulen neue digitale Systeme einführen, zum Beispiel eine Lernplattform oder KI-Tools, müssen sie prüfen, ob das besondere Risiken für die Betroffenen mit sich bringt. Ist das der Fall, ist eine DSFA Pflicht – das ist eine Art Risikoanalyse.

Wenn Daten verloren gehen, gehackt oder versehentlich veröffentlicht werden, muss die Schule das innerhalb von 72 Stunden der Datenschutzbehörde melden. Auch die betroffenen Personen müssen benachrichtigt werden.

Schulen müssen ihre Systeme so einrichten, dass Daten gut geschützt sind. Dazu gehören Passwörter, gesicherte Netzwerke, Zugriffsbeschränkungen und regelmäßige Backups.

Schüler*innen und Eltern haben das Recht, Auskunft über gespeicherte Daten zu erhalten. Sie können verlangen, dass falsche Daten korrigiert oder bestimmte Daten gelöscht werden. Die Schule muss auf solche Anfragen reagieren – in der Regel innerhalb eines Monats.

Viele Schulen nutzen Messenger-Apps, Cloud-Speicher oder Videoplattformen. Das kann praktisch sein – ist aber aus Datenschutzsicht oft problematisch. Wichtig ist, dass nur Dienste eingesetzt werden, die sicher sind und den europäischen Datenschutzstandards entsprechen. Lehrkräfte sollten keine privaten Messenger für den Austausch mit Schüler*innen nutzen.

Ob Klassenfoto, Theateraufführung oder Projekttag: Sobald Fotos von Schülerinnen veröffentlicht werden sollen, braucht die Schule eine schriftliche Einwilligung der Eltern oder – bei älteren Jugendlichen – der Schülerinnen selbst.

Diese Einwilligung muss:

• freiwillig sein,
• klar und verständlich formuliert sein,
• jederzeit widerrufbar sein.

Auch Fotos im Hintergrund (z. B. auf einem Gruppenbild) dürfen nur veröffentlicht werden, wenn die betroffenen Personen einverstanden sind.

Viele Lehrkräfte oder Klassen nutzen WhatsApp für den schnellen Austausch. Das Problem: WhatsApp überträgt Daten auf Server außerhalb Europas. Dadurch sind die Daten nicht ausreichend geschützt. Besser sind datenschutzfreundliche Alternativen mit Servern in Deutschland oder der EU.

KI-Tools können beim Lernen helfen – z. B. durch automatisches Feedback oder individuelle Lernvorschläge. Aber hier ist besondere Vorsicht geboten:

• Welche Daten werden verarbeitet?
• Werden persönliche Informationen analysiert?
• Ist die Nutzung transparent und freiwillig?

Vor dem Einsatz solcher Systeme sollten Schulen genau prüfen, ob sie zulässig sind und wie die Daten geschützt werden können.

Alle, die mit personenbezogenen Daten arbeiten – also Lehrkräfte, Sekretariatsmitarbeitende oder Schulsozialarbeit – sollten regelmäßig zum Thema Datenschutz geschult werden. Nur wer die Regeln kennt, kann sie auch umsetzen.

Schulen sollten interne Abläufe festlegen:

• Wer ist zuständig für die Einwilligungen?
• Wo werden die Dokumente aufbewahrt?
• Wer entscheidet über neue Software?

So wird Datenschutz zum Teil des Schulalltags.

Viele Eltern fühlen sich von komplizierten Formularen überfordert. Deshalb sollten Einwilligungen in einfacher Sprache formuliert sein – mit klaren Aussagen darüber, wofür die Zustimmung gilt und wie lange sie gilt.

Tipp: Bei Änderungen sollten neue Einwilligungen eingeholt werden.

Vor der Einführung neuer Plattformen oder Apps sollten Schulen prüfen:

• Wer ist der Anbieter?
• Wo werden die Daten gespeichert?
• Gibt es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung?
• Wie sieht die Datenschutzerklärung aus?

Nur wenn diese Fragen geklärt sind, sollte ein Tool eingeführt werden.

Auch in besonderen Situationen – wie beim Distanzunterricht oder bei Krankheitswellen – gelten die Datenschutzregeln weiter. Nur weil es schnell gehen muss, dürfen keine unsicheren Tools oder Verfahren eingesetzt werden. Im Zweifel lieber auf bewährte Mittel wie Telefon oder datenschutzfreundliche Plattformen setzen.

Viele denken bei Datenschutz an Verbote oder Bürokratie. Doch eigentlich ist es genau umgekehrt: Wer Datenschutz ernst nimmt, schützt die Rechte seiner Schüler*innen und sorgt für Vertrauen bei Eltern und Lehrkräften.

Guter Datenschutz zeigt, dass eine Schule:

• verantwortungsvoll mit Informationen umgeht,
• moderne Technik sinnvoll einsetzt,
• ihre Abläufe im Griff hat.

Das macht nicht nur die Schule sicherer – es kann auch ein echter Vorteil im Wettbewerb um neue Schüler*innen oder bei der Öffentlichkeitsarbeit sein.

Datenschutz ist für Schulen ein wichtiges Thema – gerade in einer Zeit, in der immer mehr digital gearbeitet wird. Mit klaren Regeln, Schulungen, sicheren Tools und dem nötigen Wissen können Schulen diese Herausforderung meistern.

Wichtig ist:

• Datenschutz schützt die Menschen – nicht die Technik.
• Viele Probleme lassen sich mit gesundem Menschenverstand und guten Abläufen vermeiden.
• Transparenz, Fairness und Sicherheit sollten immer an erster Stelle stehen.

Wer das versteht, macht Datenschutz nicht zum Hindernis – sondern zum Erfolgsfaktor für gute Bildung.

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Ihr Team von Datenschutz Prinz