Datenschutz bei der Aufzeichnung von Telefongesprächen – worauf Sie achten sollten

Die Aufzeichnung von Telefongesprächen ist nur dann zulässig, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind:

• Vorab-Information: Alle Gesprächspartner müssen informiert werden, dass das Gespräch aufgezeichnet wird.
• Einwilligung: Es ist eine aktive Zustimmung erforderlich, zum Beispiel per Ansage oder durch eine bestätigende Handlung.
• Klare Zweckbindung: Die Aufzeichnung darf nur zu dem Zweck genutzt werden, der vorher genannt wurde (z. B. Qualitätssicherung).
• Transparenz: Es muss klar erkennbar sein, wer Zugriff auf die Daten hat und wie lange diese gespeichert werden.

Eine Aufzeichnung ohne aktives Einverständnis ist grundsätzlich unzulässig.

• Bei Mitarbeitergesprächen: Unter Umständen kann eine Betriebsvereinbarung als Rechtsgrundlage dienen. Dabei ist entscheidend, dass die Einwilligung der Mitarbeitenden freiwillig erfolgt.
• Bei Kundinnen und Kunden: Hier ist ein aktives „Opt-In" zwingend notwendig. Ein bloßer Hinweis im Kleingedruckten oder Schweigen reicht nicht aus.

Aufzeichnungen dürfen nicht unbegrenzt gespeichert werden.

• Zulässig ist nur die Speicherung für die Dauer, die zur Erfüllung des angegebenen Zwecks erforderlich ist.
• Häufig gilt eine Frist von maximal sechs Monaten als ausreichend.
• Sobald die wesentlichen Inhalte dokumentiert sind (z. B. in Protokollen oder E-Mails), sollten die Originalaufnahmen gelöscht werden.

Das heimliche Aufzeichnen von Gesprächen ist in Deutschland nicht nur datenschutzrechtlich problematisch, sondern auch strafbar (§ 201 StGB).

• Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber, die Gespräche ohne Zustimmung aufzeichnen, riskieren hohe Strafen.
• Auch für Privatpersonen gilt: Ohne Einwilligung der anderen Partei ist eine Aufnahme rechtswidrig.
• Ausnahmen sind äußerst selten und rechtlich unsicher – etwa, wenn Beweise in besonderen Fällen gesichert werden sollen.

Um rechtliche Risiken zu vermeiden, sollten Unternehmen folgende Punkte beachten:

1. Richtlinien erstellen: Legen Sie fest, in welchen Fällen Aufzeichnungen stattfinden dürfen.
2. Transparenz gewährleisten: Informieren Sie alle Beteiligten klar und verständlich.
3. Einwilligungen einholen: Sorgen Sie für eine dokumentierte Zustimmung.
4. Speicherdauer begrenzen: Löschen Sie Aufnahmen, sobald diese nicht mehr benötigt werden.
5. Software prüfen: Setzen Sie nur datenschutzkonforme Systeme zur Analyse oder Archivierung ein.
6. Betriebsrat einbeziehen: Stimmen Sie die Vorgehensweise mit dem Betriebsrat ab, falls Mitarbeitende betroffen sind.

Betroffene Personen haben nach DSGVO folgende Rechte:

• Auskunft: Sie dürfen erfahren, ob und wie Aufzeichnungen erfolgen.
• Widerruf: Sie können eine erteilte Einwilligung jederzeit zurückziehen.
• Löschung: Sie dürfen verlangen, dass Aufnahmen gelöscht werden, wenn diese nicht mehr erforderlich sind.
• Transparenz: Sie haben Anspruch auf klare Informationen zur Speicherdauer und zum Zweck der Aufzeichnung.

Die Aufzeichnung von Telefongesprächen kann für Unternehmen nützlich sein – etwa zur Qualitätssicherung oder zur Klärung von Streitfällen. Dennoch gilt: Datenschutz und Persönlichkeitsrechte haben Vorrang.

Wer die Grundregeln beachtet – Transparenz, aktive Einwilligung, klare Zweckbindung und begrenzte Speicherdauer – schafft Vertrauen und schützt sich zugleich vor rechtlichen Problemen.

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Ihr Team von Datenschutz Prinz