Datenverarbeitung in der Probezeit – Was Arbeitgeber wissen müssen

Arbeitgeber dürfen grundsätzlich Daten über ihre Beschäftigten verarbeiten, wenn diese Daten erforderlich sind für das Arbeitsverhältnis – also für Begründung, Durchführung oder Beendigung. Das regelt insbesondere das Beschäftigtendatenschutzrecht. Aber „erforderlich" heißt nicht „beliebig". Wenn Daten keine sachliche Relevanz zum Beschäftigungsverhältnis haben, ist ihre Verarbeitung nicht erlaubt.

Ein konkreter Fall zeigt die Problematik: Ein Unternehmen erstellte eine Liste aller Mitarbeitenden in der Probezeit mit Bewertungen wie „kritisch" oder „sehr kritisch", mit Hinweisen auf Faktoren wie Krankheitstage, private Verpflichtungen, das Interesse an einer Betriebsratsgründung oder eine laufende Psychotherapie. Diese Daten kamen teilweise aus der Dienstplanung oder wurden von Mitarbeitenden mitgeteilt – ohne dass ihnen mitgeteilt wurde, dass diese Daten weiter zur Bewertung genutzt werden sollten. Die zuständige Datenschutzaufsicht sah darin unzulässige Verarbeitung, insbesondere weil Gesundheitsdaten und Informationen über die Interessen an Betriebsratsbildung verarbeitet wurden – beides Daten erheblichen Schutzes.

Besonderen Schutz genießen Daten wie Gesundheit, politische Meinungen oder Interessen an Betriebsratsgründung – sie gehören zu den „besonderen Kategorien personenbezogener Daten" und unterliegen strengeren Regeln. Wenn solche Daten verarbeitet werden sollen, braucht es eine Rechtsgrundlage, die weit über eine einfache Leistungsbewertung hinausgeht. Einfach eine Liste mit Gesundheitsdaten zur Entscheidung über eine Weiterbeschäftigung zu führen, greift daher zu kurz und ist datenschutzrechtlich problematisch.

Auch Informationen, die nicht unmittelbar mit Leistung oder Verhalten im Arbeitsverhältnis verbunden sind – etwa Hobbys, innere Haltung, private Therapien oder politische Interessen – dürfen nicht einfach erhoben und ausgewertet werden. Sie haben meist keinen unmittelbaren Bezug zur Frage, ob das Arbeitsverhältnis fortgeführt wird.

• Zweckbindung beachten: Bevor Daten erhoben werden, muss klar sein, wofür sie dienen. Nur Daten, die für die Beurteilung im Beschäftigungsverhältnis relevant sind, dürfen verarbeitet werden.
• Erforderlichkeit prüfen: Arbeitgeber sollten sich fragen: Brauche ich diese Daten wirklich, um z. B. die Probezeit-Beurteilung vorzunehmen? Könnte ich mit weniger Daten das Ziel erreichen?
• Sensibilität der Daten bedenken: Wenn Daten besonders schützenswert sind (z. B. Gesundheitsdaten), müssen zusätzliche Schutzmaßnahmen greifen.
• Transparenz gegenüber Mitarbeitenden: Beschäftigte sollten wissen, welche Daten erhoben werden und zu welchem Zweck.
• Datenschutzbeauftragte einbeziehen: Wenn große Datenmengen oder sensible Kategorien betroffen sind, ist eine frühzeitige Einbindung des Datenschutzbeauftragten sinnvoll.
• Dokumentation: Werden Daten verarbeitet, sollte Dokumentiert werden, warum welche Daten erhoben wurden, wofür sie verwendet wurden und wie lange sie gespeichert werden.

Weil Datenschutz nicht nur ein technisches Thema ist, sondern ein Teil der Mitarbeiterrechte. Gerade in der Probezeit sind Beschäftigte in einer gewissen Vulnerabilität: Sie stehen unter Beobachtung und haben oft weniger Sicherheit als langjährige Mitarbeitende. Werden ihre Daten unzulässig verarbeitet, kann das nicht nur rechtliche Folgen haben – etwa Bußgelder – sondern auch das Vertrauen im Unternehmen nachhaltig beeinträchtigen.

Außerdem zeigt die Praxis, dass Aufsichtsbehörden solche Datenlisten nicht dulden, wenn sie unkritisch erstellt wurden und Daten enthalten, die nicht klar mit dem Arbeitsverhältnis zusammenhängen. Arbeitgeber riskieren dann nicht nur Image-Schäden, sondern auch hohe Sanktionen.

In der Probezeit darf ein Arbeitgeber selbstverständlich Leistungs- und Verhaltensdaten bewerten. Aber: Die Verarbeitung personenbezogener Daten muss sachlich gerechtfertigt, auf das Notwendige beschränkt und transparent sein. Daten über Gesundheitszustand, private Interessen oder politische Einstellung ohne klaren Bezug sind schnell unzulässig. Wer den Datenschutz ernst nimmt, schützt die Beschäftigten – und sich selbst.

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Ihr Team von Datenschutz Prinz