DSGVO-Auskunft bei internen Untersuchungen: Müssen Unternehmen Berichte herausgeben?

Wenn Beschäftigte interne Berichte sehen möchten

Ein Unternehmen erhält Beschwerden über das Verhalten einer Führungskraft. Um die Vorwürfe zu klären, beauftragt es eine Anwaltskanzlei mit einer internen Untersuchung. Die Ergebnisse werden in einem Bericht festgehalten.

Doch darf die betroffene Führungskraft diesen Bericht vollständig einsehen?

Mit dieser Frage beschäftigte sich das Landesarbeitsgericht München in seinem Urteil vom 12. Juni 2025 (Az. 2 SLa 70/25). Die Entscheidung zeigt, dass Unternehmen zwischen dem Auskunftsrecht nach der DSGVO und dem Recht auf Einsicht in die Personalakte unterscheiden müssen.

Mehrere Beschäftigte hatten sich über eine leitende Angestellte beschwert. Das Unternehmen ließ die Vorwürfe untersuchen. Eine externe Kanzlei befragte Mitarbeiter und erstellte einen Abschlussbericht.

Die betroffene Führungskraft verlangte anschließend den vollständigen Bericht. Sie wollte wissen, welche Aussagen über sie gemacht worden waren und wie die Untersuchung durchgeführt wurde.

Das Unternehmen lehnte die Herausgabe ab. Es wollte insbesondere die Vertraulichkeit der Zeugenaussagen schützen.

Der Streit landete vor Gericht.

Das Landesarbeitsgericht München stellte klar, dass Artikel 15 DSGVO grundsätzlich einen Anspruch auf Auskunft über personenbezogene Daten gewährt.

Dazu gehören auch Informationen, die während einer internen Untersuchung über einen Beschäftigten gesammelt werden.

Allerdings bedeutet das nicht, dass Unternehmen automatisch vollständige Dokumente herausgeben müssen.

Die DSGVO schützt den Zugang zu personenbezogenen Daten, nicht grundsätzlich den Zugang zu jedem Dokument.

Ein Untersuchungsbericht kann zusätzlich Aussagen anderer Beschäftigter, vertrauliche Informationen und rechtliche Bewertungen enthalten.

Deshalb bestand nach Auffassung des Gerichts kein Anspruch auf eine vollständige Kopie des Berichts allein aufgrund der DSGVO.

Die Führungskraft durfte den Bericht aber aufgrund ihres arbeitsrechtlichen Rechts auf Einsicht in die Personalakte einsehen.

Das zeigt: Datenschutzrecht und Arbeitsrecht können unterschiedliche Ansprüche begründen.

Interne Untersuchungen müssen sorgfältig vorbereitet werden. Unternehmen sollten personenbezogene Daten nur erheben, wenn sie für die Untersuchung erforderlich sind.

Gleichzeitig müssen die Interessen von Hinweisgebern und Zeugen geschützt werden.

Besonders wichtig ist eine klare Dokumentation. Unternehmen sollten unterscheiden zwischen tatsächlichen Feststellungen, Aussagen einzelner Personen und rechtlichen Bewertungen.

Auch die Aufbewahrung der Untersuchungsunterlagen muss geregelt sein.

Für die Unternehmenspraxis empfehlen wir sechs Maßnahmen:

1. Zuständigkeiten festlegen: Klären Sie, wer interne Untersuchungen verantwortet.
2. Rechtsgrundlagen prüfen: Dokumentieren Sie, warum personenbezogene Daten verarbeitet werden.
3. Vertraulichkeit schützen: Beschränken Sie den Zugriff auf Untersuchungsunterlagen.
4. Berichte strukturiert erstellen: Trennen Sie Aussagen, Fakten und Bewertungen.
5. Auskunftsanfragen sorgfältig bearbeiten: Prüfen Sie sowohl DSGVO-Rechte als auch arbeitsrechtliche Einsichtsrechte.
6. Löschfristen festlegen: Bewahren Sie Unterlagen nicht länger als erforderlich auf.

Datenschutz Prinz hilft Unternehmen, interne Untersuchungen datenschutzkonform zu gestalten. Wir unterstützen bei der Dokumentation, beim Schutz vertraulicher Informationen und bei der Bearbeitung von Auskunftsanfragen.

Das Urteil zeigt: Beschäftigte haben nicht automatisch Anspruch auf eine vollständige Kopie interner Untersuchungsberichte. Andere gesetzliche Vorschriften können jedoch ein Recht auf Einsicht begründen.

Unternehmen sollten deshalb jede Anfrage einzeln prüfen und interne Untersuchungen von Anfang an nachvollziehbar dokumentieren. 

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