Einführung des TI-Messengers: Schritt-für-Schritt-Leitfaden

Der TI-Messenger ermöglicht es medizinischen Fachkräften, schnell und sicher miteinander zu kommunizieren. Um den TI-Messenger in Ihrer Organisation erfolgreich zu implementieren, empfiehlt die gematik einen strukturierten Ansatz, der in ihrem Leitfaden detailliert beschrieben wird.

1. Vorbereitung und Planung

Bevor Sie den TI-Messenger einführen, sollten Sie klare Ziele definieren und die organisatorischen Rahmenbedingungen festlegen.

1.1 Namen des Organisationsservers wählen

Jede Organisation benötigt einen eigenen Server, um die über den TI-Messenger versendeten Daten zu schützen. Der Servername, auch als Domain bezeichnet, sollte logisch und leicht merkbar sein, idealerweise angelehnt an bestehende Strukturen wie Ihre KIM-Adresse.

1.2 Anzahl der Benutzer:innen festlegen

In der Regel erhält jede:r Mitarbeiter:in ein eigenes Benutzerkonto. In bestimmten Fällen, beispielsweise an Empfangsbereichen, kann ein gemeinsames Konto sinnvoll sein. Berücksichtigen Sie bei der Festlegung der Anzahl der Nutzer:innen auch das Lizenzmodell Ihres Anbieters, da dieses möglicherweise von der Anzahl der Nutzer:innen abhängt.

1.3 Administration planen

Die Verwaltung des TI-Messengers erfolgt durch sogenannte Organisations-Administratoren (OrgAdmins). In kleineren Einrichtungen können dies beispielsweise Praxisbetreiber:innen oder Praxismanager:innen sein, in größeren Einrichtungen übernimmt oft das IT-Team diese Rolle.

1.4 Aktive Nutzer:innen bestimmen

Überlegen Sie, wer in Ihrer Organisation vom TI-Messenger profitieren kann und diesen aktiv nutzen wird. Entscheiden Sie, ob individuelle Accounts und/oder Funktionspostfächer eingerichtet werden sollen.

1.5 Funktionspostfächer festlegen

Funktionspostfächer ermöglichen es, bestimmte Abteilungen oder Funktionen gezielt anzuschreiben. Wählen Sie aussagekräftige Namen, die für andere TI-Messenger-Nutzende erkennbar sind, und weisen Sie diesen Postfächern entsprechende Benutzer:innen zu.

1.6 Geräte bestimmen

Planen Sie, auf welchen Geräten der TI-Messenger genutzt werden soll, beispielsweise auf PCs, Diensttablets oder Smartphones. Beziehen Sie Ihre Kolleg:innen in diese Planung ein, um sicherzustellen, dass die gewählten Geräte den Anforderungen entsprechen.

1.7 HBA aktivieren

Durch die Aktivierung des elektronischen Heilberufsausweises (eHBA) können Sie persönlich über das Verzeichnis kommunizieren. Entscheiden Sie, ob persönliche Accounts per HBA aktiviert werden sollen, und prüfen Sie, ob aktivierte HBAs vorliegen.

2. Einrichtung und Konfiguration

Nachdem die Planung abgeschlossen ist, folgen die technischen Schritte zur Implementierung des TI-Messengers.

• Bestellung einer TI-Messenger-Lösung: Wählen Sie einen passenden Anbieter und bestellen Sie die TI-Messenger-Lösung.
• Einrichtung des Organisationsservers: Richten Sie den Server gemäß den Anweisungen Ihres Anbieters ein.
• Erstellung von Benutzerkonten und Funktionspostfächern: Legen Sie die zuvor geplanten Konten und Postfächer an und weisen Sie diese den entsprechenden Nutzer:innen zu.
• Konfiguration der Geräte: Installieren Sie die TI-Messenger-App auf allen vorgesehenen Geräten und nehmen Sie die erforderlichen Einstellungen vor.
• HBA-Aktivierung: Führen Sie bei Bedarf die Aktivierung des elektronischen Heilberufsausweises durch.

3. Schulung und Einführung

Um einen reibungslosen Start zu gewährleisten, sollten alle Nutzer:innen entsprechend geschult werden.

• Schulung der Nutzer:innen: Vermitteln Sie den Umgang mit dem TI-Messenger und klären Sie offene Fragen.
• Erstellung interner Richtlinien: Legen Sie fest, welche Geräte genutzt werden, wofür der TI-Messenger eingesetzt wird und wer für welche Postfächer verantwortlich ist.
• Schrittweise Einführung: Implementieren Sie den TI-Messenger in Etappen, um Anpassungsschwierigkeiten zu minimieren.
• Feedback sammeln: Holen Sie regelmäßig Rückmeldungen ein und optimieren Sie die Nutzung des TI-Messengers entsprechend.

4. Laufender Betrieb

Für einen effektiven Einsatz des TI-Messengers im Alltag sollten bestimmte Aspekte kontinuierlich beachtet werden.

• Verwaltung von Benutzer:innen und Postfächern: Aktualisieren Sie regelmäßig die Konten und Postfächer, um sicherzustellen, dass sie den aktuellen Anforderungen entsprechen.
• Sicherheitsrichtlinien einhalten: Stellen Sie sicher, dass alle Nutzer:innen die festgelegten Sicherheitsstandards befolgen, um den Schutz sensibler Daten zu gewährleisten.
• Regelmäßige Updates: Halten Sie die TI-Messenger-Software stets auf dem neuesten Stand, um von Verbesserungen und Sicherheitsupdates zu profitieren.

Durch eine sorgfältige Planung, strukturierte Implementierung und kontinuierliche Anpassung kann der TI-Messenger effektiv in den Arbeitsalltag integriert werden, wodurch die Kommunikation im Gesundheitswesen sicherer und effizienter gestaltet wird. 

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Ihr Team von Datenschutz Prinz

Quelle: Gematik