KI-Übersetzung und Datenschutz: Warum Unternehmen bei Sprachtools genau hinsehen sollten

Wenn die KI Gespräche übersetzt

Ein Mitarbeiter führt ein Gespräch mit einem internationalen Kunden. Weil beide unterschiedliche Sprachen sprechen, kommt ein KI-Übersetzungstool zum Einsatz. Das Programm hört zu und übersetzt die Aussagen nahezu in Echtzeit.

Solche Anwendungen erleichtern die Kommunikation. Sie können auch schriftliche Dokumente übersetzen und Unternehmen dabei helfen, Sprachbarrieren abzubauen.

Doch was passiert mit den eingegebenen Texten und gesprochenen Worten?

Der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz beschäftigt sich in seiner Veröffentlichung „AI in a Nutshell 2" mit genau dieser Frage. Die Hinweise zeigen, dass beim Einsatz von KI-Sprachübersetzungstools verschiedene Datenschutzrisiken entstehen können.

Bei einer Übersetzung werden zunächst die eingegebenen Texte oder gesprochenen Wörter verarbeitet. Je nach Anwendung können aber weitere Informationen hinzukommen.

Dazu gehören beispielsweise Benutzerkonten, technische Nutzungsdaten und gespeicherte Eingaben.

Bei Sprachübersetzungen können außerdem Informationen über die Stimme einer Person verarbeitet werden. Bestimmte Systeme sind technisch in der Lage, einzelne Sprecher anhand ihrer Stimme zu erkennen.

Wichtig ist: Stimmaufnahmen sind nicht automatisch besondere biometrische Daten im Sinne der DSGVO. Werden Stimmmerkmale jedoch gezielt zur eindeutigen Identifizierung einer Person verarbeitet, gelten zusätzliche Datenschutzanforderungen.

Unternehmen sollten deshalb prüfen, welche Funktionen ein Übersetzungstool tatsächlich besitzt und welche davon aktiviert sind.

Nicht jede Übersetzung ist gleich riskant.

Die Übersetzung einer allgemeinen Produktbeschreibung ist datenschutzrechtlich meist weniger problematisch als ein Gespräch über Krankheiten, Personalangelegenheiten oder persönliche Schwierigkeiten.

Besonders sensible Informationen können beispielsweise in Arztpraxen, Pflegeeinrichtungen oder Personalabteilungen verarbeitet werden.

Hier müssen Unternehmen zusätzlich prüfen, ob die besonderen Voraussetzungen des Artikels 9 DSGVO erfüllt sind.

Auch gesprochene Sprache selbst kann sensible Informationen offenbaren, etwa über gesundheitliche Einschränkungen.

Deshalb sollten vertrauliche Gespräche nicht ungeprüft über beliebige Online-Übersetzer geführt werden.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die mögliche Weiterverwendung der Daten.

Manche KI-Dienste können Eingaben speichern oder für die Verbesserung ihrer Systeme nutzen. Eine solche Nutzung ist nicht automatisch durch die Rechtsgrundlage für die ursprüngliche Übersetzung gedeckt.

Unternehmen müssen deshalb prüfen, ob und unter welchen Voraussetzungen Daten für Trainingszwecke verarbeitet werden.

Besonders bei personenbezogenen oder vertraulichen Informationen sollte eine Weiterverwendung für das KI-Training möglichst zuverlässig ausgeschlossen werden.

Dabei helfen geeignete vertragliche Vereinbarungen und technische Einstellungen.

KI-Übersetzer können Fehler machen. Einzelne Begriffe werden falsch verstanden oder Aussagen erhalten eine andere Bedeutung.

Bei einfachen Alltagstexten ist das häufig nur ärgerlich. Bei medizinischen Informationen, Verträgen oder rechtlich wichtigen Erklärungen können falsche Übersetzungen jedoch erhebliche Folgen haben.

Die bayerische Datenschutzaufsicht empfiehlt deshalb regelmäßige Qualitätskontrollen.

Unternehmen sollten wichtige Übersetzungen nicht ungeprüft übernehmen. In besonders sensiblen Situationen kann weiterhin ein qualifizierter menschlicher Dolmetscher erforderlich oder sinnvoll sein.

Für einen datenschutzkonformen Einsatz empfehlen wir sechs Maßnahmen:

1. Anwendungen erfassen: Dokumentieren Sie, welche KI-Übersetzungstools genutzt werden.
2. Datenarten prüfen: Klären Sie, ob Texte, Sprachaufnahmen oder sensible Informationen verarbeitet werden.
3. Rechtsgrundlagen festlegen: Prüfen Sie die Zulässigkeit der jeweiligen Verarbeitung.
4. KI-Training kontrollieren: Verhindern Sie eine unzulässige Weiterverwendung von Eingaben.
5. Anbieter und Verträge prüfen: Klären Sie Verantwortlichkeiten, Speicherorte und Sicherheitsmaßnahmen.
6. Übersetzungen kontrollieren: Lassen Sie wichtige Inhalte durch fachkundige Personen überprüfen.

Zusätzlich sollten Beschäftigte klare Vorgaben erhalten, welche Informationen sie in KI-Übersetzer eingeben dürfen.

Datenschutz Prinz unterstützt Unternehmen bei der datenschutzkonformen Auswahl und Nutzung von KI-Übersetzungstools. Wir prüfen Datenverarbeitungen, Anbieterbedingungen und mögliche Risiken.

Außerdem helfen wir bei der Erstellung interner KI-Richtlinien und bei der Sensibilisierung von Beschäftigten.

KI-Übersetzung und Datenschutz müssen gemeinsam betrachtet werden. Sprachtools können die Kommunikation erheblich erleichtern, verarbeiten aber möglicherweise mehr personenbezogene Daten als zunächst erkennbar ist.

Unternehmen sollten deshalb nicht nur auf die Qualität der Übersetzung achten, sondern auch auf den Schutz der eingegebenen Informationen und Sprachdaten. 

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Ihr Team von Datenschutz Prinz