Unabhängigkeit des Datenschutzbeauftragten: EU-Regeln stärken seine Position

Für Unternehmen ergeben sich die wesentlichen Anforderungen bereits aus Artikel 38 DSGVO.

Danach dürfen Datenschutzbeauftragte bei der Erfüllung ihrer gesetzlichen Aufgaben keine Weisungen erhalten.

Das bedeutet beispielsweise:

• Die Geschäftsführung darf keine bestimmte datenschutzrechtliche Bewertung vorgeben.
• Kritische Hinweise dürfen nicht unterdrückt werden.
• Datenschutzbeauftragte dürfen wegen der Erfüllung ihrer Aufgaben nicht benachteiligt werden.
• Die Unternehmensleitung muss einen direkten Berichtsweg ermöglichen.

Dabei bleibt die Verantwortung für die Einhaltung der DSGVO beim Unternehmen.

Der Datenschutzbeauftragte berät und überwacht die Einhaltung der Datenschutzvorschriften. Er übernimmt aber nicht automatisch die Verantwortung für unternehmerische Entscheidungen.

Ein häufig unterschätztes Problem ist die organisatorische Einbindung des Datenschutzbeauftragten.

Grundsätzlich darf diese Person weitere Aufgaben im Unternehmen übernehmen.

Dabei dürfen jedoch keine Interessenkonflikte entstehen.

Problematisch kann es beispielsweise sein, wenn ein Datenschutzbeauftragter gleichzeitig Entscheidungen über Zwecke und Mittel der Verarbeitung personenbezogener Daten trifft.

Das kann bei bestimmten Leitungsfunktionen in der IT, im Personalbereich oder in der Geschäftsführung der Fall sein.

Denn niemand sollte seine eigenen Entscheidungen unabhängig kontrollieren müssen.

Unternehmen müssen deshalb prüfen, ob die zusätzliche Tätigkeit mit der Rolle als Datenschutzbeauftragter vereinbar ist.

Die DSGVO schützt Datenschutzbeauftragte vor Abberufung oder Benachteiligung wegen der Erfüllung ihrer Aufgaben.

Das bedeutet jedoch nicht, dass jede Abberufung oder Kündigung grundsätzlich ausgeschlossen ist.

Entscheidend sind der Anlass und die jeweils geltenden gesetzlichen Regelungen.

In Deutschland können für verpflichtend bestellte betriebliche Datenschutzbeauftragte zusätzlich besondere Schutzvorschriften nach dem Bundesdatenschutzgesetz gelten.

Diese unterscheiden sich von den neuen Verfahrensregeln des EDPS für EU-Institutionen.

Unternehmen sollten deshalb vor einer Abberufung oder Kündigung sorgfältig prüfen, welche gesetzlichen Anforderungen im konkreten Fall gelten.

Wir empfehlen Unternehmen, die Stellung ihres Datenschutzbeauftragten regelmäßig zu überprüfen.

1. Unabhängigkeit sicherstellen: Prüfen Sie, ob der Datenschutzbeauftragte seine Aufgaben ohne fachliche Weisungen erfüllen kann.
2. Direkten Berichtsweg schaffen: Sorgen Sie dafür, dass die Geschäftsführung unmittelbar erreichbar ist.
3. Interessenkonflikte vermeiden: Überprüfen Sie zusätzliche Aufgaben und mögliche Überschneidungen mit Entscheidungsbefugnissen.
4. Ausreichende Ressourcen bereitstellen: Planen Sie genügend Zeit, Informationen und fachliche Unterstützung ein.
5. Frühzeitige Einbindung sicherstellen: Beteiligen Sie den Datenschutzbeauftragten rechtzeitig an datenschutzrelevanten Projekten.
6. Hinweise dokumentieren: Halten Sie Empfehlungen, Bewertungen und unternehmerische Entscheidungen nachvollziehbar fest.
7. Bestellung und Abberufung prüfen: Beachten Sie die gesetzlichen Voraussetzungen und gegebenenfalls besondere nationale Schutzvorschriften.

Datenschutz Prinz unterstützt Unternehmen beim Aufbau einer rechtssicheren Datenschutzorganisation.

Wir prüfen bestehende Zuständigkeiten, unterstützen bei der Vermeidung von Interessenkonflikten und helfen dabei, den Datenschutzbeauftragten sinnvoll in betriebliche Abläufe einzubinden.

Als externer Datenschutzbeauftragter können wir Unternehmen außerdem unabhängig beraten und bei der praktischen Umsetzung der DSGVO begleiten.

Die neuen Maßnahmen des Europäischen Datenschutzbeauftragten unterstreichen die Bedeutung einer unabhängigen Datenschutzkontrolle.

Auch wenn die neuen Regeln unmittelbar nur für EU-Institutionen gelten, sollten Unternehmen die grundlegende Botschaft ernst nehmen.

Ein Datenschutzbeauftragter muss Risiken offen ansprechen können, ohne persönliche oder berufliche Nachteile befürchten zu müssen.

Die Unabhängigkeit des Datenschutzbeauftragten ist deshalb keine Formalität, sondern eine wichtige Voraussetzung für funktionierenden Datenschutz. 

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Ihr Team von Datenschutz Prinz