Auskunftsersuchen von ehemaligen Mitarbeitenden: Worauf Arbeitgeber jetzt achten sollten

Der Anspruch auf Auskunft gemäß Artikel 15 der Datenschutz‑Grundverordnung (DSGVO) ist längst fester Bestandteil des Beschäftigtendatenschutzes. Insbesondere wenn Mitarbeitende das Unternehmen verlassen haben, steigt die Zahl der Auskunftsersuchen spürbar. Doch diese Anfragen bringen für Arbeitgeber zahlreiche Fallstricke mit sich – datenschutzrechtlich wie prozessual. Dieser Beitrag erläutert wichtige Problemstellungen und gibt Ihnen wertvolle Handlungsempfehlungen.

Nach Beendigung eines Arbeitsverhältnisses sind gelegentlich externe Rechtsanwälte tätig: Sie reichen Auskunftsgesuche ein, häufig gemeinsam mit Kündigungsschutz- oder Abfindungsverhandlungen. Dabei treten zwei typische Herausforderungen auf:

• Fehlende Vollmacht: Der Antrag wird vom Anwalt gestellt, jedoch ohne Nachweis, dass die betroffene Person diesem Schritt grundsätzlich zugestimmt hat.
• Unklare Zuständigkeit oder Identität: Der Auskunftsantrag erfolgt nicht unmittelbar von der betroffenen Person selbst, sondern über Dritte – das wirft Fragen der Nachweisbarkeit und Autorisierung auf.

Handlungsempfehlung: Bitten Sie um eine schriftliche Vollmacht, die speziell das Auskunftsersuchen umfasst. Dokumentieren Sie Eingang und Identitätsnachweis. So lassen sich Unklarheiten frühzeitig ausschließen.

Nach Artikel 12 Absatz 3 Satz 1 DSGVO beträgt die Frist zur Beantwortung eines Auskunftsersuchens grundsätzlich einen Monat. Häufig setzen Anwälte oder ehemalige Mitarbeitende jedoch kürzere Fristen oder üben Druck aus.

Problem: Eine abweichende vereinbarte Frist ersetzt die gesetzliche Monatsfrist nicht. Wird die gesetzliche Frist versäumt oder unvollständig eingehalten, drohen Haftungs- oder Bußgeldrisiken.

Handlungsempfehlung: Informieren Sie den Antragsteller – ggf. über den Anwalt –, dass die Bearbeitungsfrist einen Monat beträgt. Legen Sie intern Prozesse an, die sicherstellen, dass die Frist eingehalten wird.

Ein (ehemaliger) Arbeitnehmer stellt nicht selten ein umfassendes Auskunftsersuchen: inklusive Kopien aller Dokumente und Daten, die ihn betreffen. Gerade bei langjährigen Beschäftigungsverhältnissen kann das erhebliche Datenmengen betreffen.

Zentrale Fragen:

• Welche Dokumente enthalten personenbezogene Daten des Antragstellers?
• Sind darin Daten Dritter enthalten oder Geschäftsgeheimnisse des Arbeitgebers?
• Lässt sich ein Teilzugang gewähren unter Berücksichtigung legitimer Interessen Dritter? (Art. 15 Abs. 4 DSGVO)

Handlungsempfehlung:

• Prüfen Sie jedes Dokument individuell auf personenbezogene Daten.
• Unkenntlichmachung oder Einschränkung ist zulässig, wenn Rechte Dritter oder Betriebs-/Geschäftsgeheimnisse betroffen sind.
• Vergeben Sie klare Vorgaben für Kopien: welche Teile herausgegeben werden, welche nicht.

Sobald die Auskunft steht, gilt es, den sicheren Übermittlungsweg und Nachweis sicherzustellen. Besonders bei ehemaligen Mitarbeitenden kann die Sicherheitslage komplexer sein (z. B. Adressänderung).

Handlungsempfehlung:

• Verwenden Sie verschlüsselte Übertragungswege oder gesicherte Postzustellung.
• Dokumentieren Sie Übermittlung, Empfänger und Empfangsbestätigung.
• Achten Sie darauf, dass keine sensiblen Daten an Unbefugte gelangen.

Im Fall von ehemaligen Mitarbeitenden ergeben sich zusätzliche Aspekte:

• Der Arbeitgeber behält weiterhin Pflichten zur Aufbewahrung oder Löschung von Personaldaten.
• Ein Auskunftsanspruch bleibt auch nach Ausscheiden bestehen.
• Das Ausscheiden kann Anlass für verstärkte Auskunftsersuchen sein – oft im Rahmen von Auseinandersetzungen.
• Prozesse oder Aufbewahrungsfristen können die Menge der betroffenen Daten erheblich erhöhen.

Auskunftsersuchen von ehemaligen Mitarbeitenden sind keine Routine – sie bergen erhebliche datenschutz- und arbeitsrechtliche Risiken. Arbeitgeber sollten daher:

• Prozesse zur Identitätsprüfung und Vollmachtslage etablieren.
• Fristen strikt einhalten.
• Umfang und Form der Auskunft klar und individuell prüfen.
• Übermittlung sicher gestalten.
• Besonderheiten bei Beschäftigten mit beendetem Arbeitsverhältnis berücksichtigen.

Ein datengerecht gestalteter Umgang mit solchen Anfragen schützt nicht nur die Rechte der betroffenen Person, sondern auch das Unternehmen vor Haftungsrisiken.

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Ihr Team von Datenschutz Prinz